梁智貞及另一人 訴 MTR CORPORATION LTD

LDBM 305/2008

香港特別行政區

土地審裁處

建築物管理申請編號 2008 年第 305宗

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判    案    書

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背景

1.  第一申請人是香港大嶼山東涌映灣園（“該屋苑”）10座60A室的業主，亦是該屋苑第四屆住宅業主委員會（“業委會”）的委員及秘書。第二申請人亦是該屋苑的業主之一及業委會的委員之一。答辯人是該屋苑的經理人。

2.  申請人為履行監察及理解該屋苑帳目的職責，翻查核數報告，因而得悉該屋苑在開邨首年的4個月內，即2002年9月1日至12月31日，出現420萬元的赤字。申請人便根據《建築物管理條例》（“該條例”）附表7第2(5)(a)段的規定於2008年10月10日、10月27日及11月13日向答辯人要求查閱該屋苑歷年的帳簿或帳項紀錄（包括資產基金）。答辯人於2008年11月19日回覆申請人及拒絕接納申請人的要求。

3.  申請人遂於2008年12月3日入禀土地審裁處提出本案的申請。申請人在申請通知書中要求土地審裁處裁定答辯人違反該條例附表7第2(5)(a) 段及強制答辯人必須執行該條例附表7第2(5)(a)及第(b)段，准許申請人在裁決日起14天內查閱帳簿或帳項紀錄及提供申請人所要求的紀錄或文件的副本。

4.  答辯人於2008年12月24日存檔反對通知書，否認有違反該條例附表7第2(5)段的規定，並提出曾於2008年12月22日由其代表律師去信申請人安排查閱帳簿或帳項紀錄，但申請人還未確認查閱。

5.  其後於2009年3月9日，答辯人提供了一份類似總帳的“General Leger”（“該總帳”）給申請人，但申請人認為該總帳所提供的資料不足，未能符合該條例附表7第2(5)(a) 段的立法原意。因此，申請人仍須土地審裁處就本案作出裁決。

6.  在審訊時，申請人確認要求答辯人提供的歷年帳項如下：-

“（1）  屋苑日記帳簿（Journal）；

（2）  總帳內代號提及之詳細說明；

（3）  每月收支明細帳項（包支援部門明細帳）；

（4）  前期支出明細帳；

（5）  帳項要求最少提供交易日期、摘要及金額。”

7.  答辯人則提出除該總帳外，並沒有申請人要求的其他文件，所以不能提供這些文件給申請人。

8.  因此，本席須要就以下事項作出裁決：-

（1）  答辯人是否有違反該條例附表7第2(5)(a)及(b)段的規定；及

（2）  答辯人是否擁有申請人要求的帳項紀錄。

答辯人是否有違反該條例

9.  該條例附表7第2(5)(a)及(b)段的條文如下：-

“經理人須—

（a）   准許業主在任何合理時間查閱帳簿或帳項紀錄及任何收支表或資產負債表；及

（b）  在收取合理的複印費後，向任何業主提供該名業主所要求的紀錄或文件的副本。”

10.  答辯人認為所有在上述條文中須要提供給業主查閱的帳目文件已經給予申請人查閱，原因是答辯人已經將所有帳目文件（包括審計報告及資產負債表）放在該屋苑的會所，而任何業主住戶經核實身份後都可查閱該等帳目文件。答辯人亦將每月及每季的《物業管理收支一覽表》以通告形式張貼在該屋苑內顯眼的地方，讓所有業主住戶更容易參考。第一申請人亦曾於大約2008年9月的時候，親身到管理處辦公室查閱財務紀錄中提及的水電支出單據。

11.  本席不同意答辯人這方面的論點。上述的行動並不是就着申請人於2008年10月10日、10月27日及11月13日的要求而作出的。申請人要求的有關帳簿或帳項紀錄並不是上述行動中所提供的文件。即使答辯人從前有提供過申請人要求的文件，這亦不等於申請人不可以再查閱這些文件。

12.  事實上，答辯人在2008年11月19日的回信中，是很明顯地拒絕了申請人的要求。答辯人的解釋是答辯人以為申請人所希望查閱的是所有帳目的單據及支持文件，而根據案例，答辯人是不須要提供這些單據及支持文件的（見梁志強訴康業服務有限公司，LDBM 18&19/2002）。答辯人之所以有這方面的理解是基於其高級物業經理張樹強先生與第一申請人過往的討論。答辯人提出在2008年10月6日第一申請人曾於業委會第五次會議中要求管理處擺放所有與該屋苑相關的合約副本。此外，在2009年1月15日，第一申請人於業委會第九次會議中要求查核歷年入帳紀錄，而顧問吳克義先生表示查總帳也須同時提供有關文件核實。

13.  本席認為答辯人的理解並不合理。申請人在提出要求的信件中，已清楚引用該條例附表7第2(5)段來要求查閱“歷年帳簿或帳項紀錄（包括資產基金）”。他們並沒有要求查閱所有帳目的單據及支持文件。答辯人不應有這方面的誤解。即使第一申請人過往於2008年10月6日曾要求管理處擺放合約副本，這與是次的要求並不相同。至於2009年1月15日的事件已是申請人提出本案申請之後的事，而且要求提供有關文件的人並不是申請人。答辯人不應將第三者的要求混為一談。如果答辯人對申請人的要求有什麼不清楚的地方，亦理應要求申請人澄清其要求，而不是馬上作出拒絕。既然答辯人可以在2009年3月9日提交該總帳給申請人，答辯人理應可以在申請人提出本案申請前將該總帳給申請人，而不應拒絕申請人的要求。

14.  因此，本席裁定答辯人並沒有合理理據拒絕申請人的要求。答辯人的確有違反該條例附表7第2(5)段的規定。申請人在本案中作出的申請是正確的。

答辯人是否擁有其他帳項紀錄

15.  雖然現時答辯人已經提供了該總帳給申請人，不過本席同意申請人的看法，答辯人不可能只得一份“General Ledger”，而沒有其他的帳項紀錄。該總帳當中有很多以代號為名的文件，例如：“Spreadsheet”及“Payroll”，而這些文件的詳情並沒有在該總帳上列明出來。任何人都不能從這些用代號為名的項目中看出這些項目是涉及那些開支。本席認為這些用代號為名的文件很有可能是這些項目的明細帳項紀錄。

16.  根據答辯人的證人張樹強先生的證供，答辯人是用“甲骨文”電腦程式來處理該屋苑的帳目的，所以所有資料都是輸入電腦來保存的，並沒有其他文件上的帳項紀錄。答辯人認為該條例附表7第2(5)段所指的帳項紀錄只局限於文件上的紀錄，而不包括在電腦中的紀錄。所以答辯人認為已經提供了所有帳項紀錄給申請人。

17.  本席不同意答辯人的看法。該條例附表7第2(5)段並沒有說明帳項紀錄只局限於白紙黑字的文字紀錄，而不包括電腦紀錄。以現時電腦的普及化，本席相信絕大部份的帳項紀錄都是會以電腦或其他電子媒體儲存。本席不相信該條例會將這些電子紀錄剔除於該條例的監管之外。

18.  再者，這些電子紀錄是很容易列印出來成為文字紀錄，本席認為答辯人不可能因為這些紀錄還在電腦中，沒有列印出來，而不需提供申請人查閱。其實，答辯人用電腦來紀錄帳項，這些在電腦中的紀錄便已經是該條例附表7第2(5)段所述的帳項紀錄。申請人絕對有權查閱這些電腦帳項紀錄。

19.  答辯人現時提供的“General Ledger”相信亦是從電腦中列印出來。本席相信該總帳所提及的其他以代號為名的紀錄亦是儲存在電腦中的一些紀錄。答辯人雖然否認還有其他紀錄，但本席不相信答辯人用的“甲骨文”電腦程式只能列印“General Ledger”，而不能列印出其他的紀錄，特別是那些有代號為名的紀錄。

20.  申請人現時要求的帳項紀錄亦只是一般會計中應有的紀錄。答辯人在預備核數報告時亦應該會有這些資料提供給核數師。本席認為答辯人是應該擁有及可以提供這些資料給申請人的。不過，這並不等同答辯人要將原始的單據、發票、憑單或收據給申請人查閱。答辯人只須將電腦中的帳項紀錄給申請人查閱便可。

21.  因此，本席裁定答辯人，除了該總帳外，還有其他帳項紀錄沒有給申請人查閱。答辯人即使提交了該總帳，仍然違反了該條例附表7第2(5)段的規定。

總結

22.  基於上述理由，本席裁定申請人的申請得直。

23.  本席現頒令如下：-

（1）  答辯人須在裁決日起計14天內准許申請人在任何合理時間查閱申請人在本案中要求的帳簿或帳項紀錄，包括答辯人在電腦中儲存有關該屋苑的帳項紀錄；

（2）  在收取合理的複印費後，答辯人須向申請人提供其所要求的紀錄或文件的副本；

（3）  臨時訟費命令：答辯人須支付申請人本案之訟費；如果雙方未能就數額達成協議，則由法庭以區域法院基準釐定；如果雙方不在14天內就訟費提出申請，則此項臨時訟費命令作實。