曹國新 對 龍蟠苑（A-F座）業主立案法團及另一人

LDBM 68/2015

香港特別行政區

土地審裁處

建築物管理申請編號2015年第68宗

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判案書

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1.  這案主要是要決定兩名申請人，作為答辯人即龍蟠苑（A-F座）業主立案法團（以下簡稱「法團」）所處屋苑超過5%的業主代表，是否有權向法團查閱以下五類文件：—

(i) 2007年至2013年的康樂活動收支銀行簿（「康樂活動銀行簿」）及收支單據（「康樂活動收支單據」）；

(ii) 2007年至2013年度工程合約（「工程合約」）及收支單據（「工程收支單據」）；

(iii) 康業服務有限公司（「康業」）之服務合約（「康業服務合約」）。

2.  申請人稱他們依靠的審閱權力，來自《建築物管理條例》（「該條例」）附表6。在審訊展開之前，法團已同意申請人可查閱以下三類文件[1]：—

(i) 康樂活動銀行簿；

(ii) 康樂活動收支單據；和

(iii) 工程收支單據。

（統稱「同意查閱的文件」）

故餘下來須審裁處裁定的爭議，是法團根據該條例附表6，是否須讓申請人作為超過5%的業主代表，又或連同其委任的人士，在本案是區議員譚香文女士，審閱： —

(iv) 工程合約；和

(v) 康業服務合約。

不爭議的事實

3.  雙方在審訊時確認沒有事實爭議，所以雙方提交的證據，將作判斷此案爭議的事實基礎。

4.  本案雙方雖在事前曾爭議究竟兩名申請人提交的232名業主（約法團6.95%的業主）簽署當中，有否偽造，但法團最終同意，無論是否把可疑者剔除，要求查閱文件而沒有爭議身份的業主數目，超過附表6所定下全屋苑的5%。

5.  兩名申請人別是龍蟠苑（A-F座）（「該屋苑」）的業主。事情發生在2014年12月30日，大約232名該屋苑的業主，當中包括第一和第二申請人，以書面[2]要求法團主席按該條例附表6，准許第一、第二申請人和譚香文議員，查閱上述五類文件（「該書面要求」）。

6.  根據該書面要求，向法團提出查閱文件的要求是這兩年內的第三次。

7.  法團曾以有部份簽名可能作假拒絶，且報警求助。最終兩名申請人入稟審裁處要求給予濟助。

8.  入禀後，在2016年2月18日，法團通過律師向兩名申請人發信，表示在「不承認法律責任的大前題下」，同意兩名申請人查閱同意查閱的文件[3]，並附上查閱的時間表，基本上是定下自2016年3月8日至2016年6月14日內的逢每個星期二和四（加入2016年5月20日 (星期五)）共28天，早上10時至中午12時及下午3時至5時，供兩名申請人查閱，查閱地點為該屋苑的會議室。

9.  對於何謂「工程合約收支單據」，代表法團的律師在信中有以下的規範：

「本律師行強調，因閣下的濟助二所指的「工程合約收支單據」並無指出何謂「工程」，故本當事人是將非屬於恆常性的屋苑設施保養收支單據供閣下查閱」。（間線由審裁處加上）

10.  言下之意，就是屬恆常性的收支單據，不獲提供。本席認為，這是站不住腳的，從法團的《反對通知書》第9段的立場和大律師的陳詞，這不再是爭議點，而且在審訊時，法團亦再不以「不承認法律責任的大前題下」，容讓申請人查閱。

11.  但不知道什麼原因，直至審訊的時候，申請人仍未對上述三項文件進行查閱。

12.  值得注意的是，當兩名申請人以該書面要求提出查閱文件時，他們用上「請安排時間地點查數」的標題，在信中亦用上「… 交出以下文件，以供 … 查閱」和「… 安排適當地點和時間給我們查數，直至我們查核完成為止。」，語調強烈。

13.  在入禀的《提出申請通知書》（表格29）內，申請人是要求審裁處作出命令，着法團的管理委員會須「提交」上列五類文件。

14.  本席把這幾點提出，是因為法團是否須「提交」，或只是容許他們「查閱」，是法團其中一個爭議點，兩名申請人在審訊時澄清他們只要求查閱。從申請人和法團相互的通信，可以了解一部份業主和法團之間，有着嚴重的互不信任，並且有區議員介入，引發訴訟。而該部份業主，亦與法團間有很多程序的爭議，產生內耗。

15.  對申請人為什要提出這個審閱文件的申請，在申請人提交的《申請通知書》和申請人的開案陳詞內附上一份稱為「專家報告」的文件。本席不視這是什麼專家意見，但會視這是申請人及其餘不少於5%的業主要求查閱文件的原因。根據該文件的內容，申請人及相關業主要求查閱文件的原因，簡而言之，是不信任法團，希望透過審閱文件來作監察，查閱原因，可歸納為：—

(i) 康樂活動銀行簿和單據 ： 用作核實有關開支的進出紀錄；

(ii) 工程合約和收支單據 ：要求查閱合約和收支單據，目的似乎是要監察究竟法團有否遵守一既定的制度，按該聲稱為專家的意見，是如合約數額超過$5,000，須從五個報價中揀選合約伙伴，如低於$5,000，可由管理公司自己挑選。申請人亦引用《建築物管理條例供應品、貨品及服務採購工作守則》及《大廈管理及維修工作守則》的要求。再者，可從查閱合約中，得知有關的維修保養是否真實需要；

(iii) 康業與法團的管理合約 ： 由於康業在2015年6月底離開，而法團又稱，法團須負責支付康業員工的遣散費，查閱合約，可清楚知道法團是否對康業，負上支付遣散費的責任。

16.  法團反對兩名申請人代表的不少於5%業主查閱餘下兩類合約的原因，從《反對通知書》、代表法團的王大律師之開案陳詞 [4]和王大律師在庭上的陳詞，可歸納如下：—

(i) 該條例附表6已明確定出業主可查閱的文件的範圍，該範圍明顯比《公司條例》狹窄，而儘管《公司條例》所訂的範圍如此廣闊，但也去不到《高等法院規則》第24號命令的程度；

(ii) 修訂後的附表6，只容許業主查閱基本單據，而這亦是業主監管的程度及界線，進一步的監管由會計師透過核數負責；

(iii) 任何人士不可以假設法團的授權人士在制作相關帳簿等文件時，刻意把應記載的文件不作記載，或者不如實紀錄文件的性質；

(iv) 申請人有責任證明兩份合約屬於附表6容許查閱的文件，但申請人做不到這個要求，即他們沒有具體指出餘下具爭議的兩類合約，屬根據該條例第27(1)條備存的帳簿、帳項紀錄及其他紀錄所提述的文件；

(v) 第27(1)條備存的帳簿、帳項紀錄及其他紀錄有明文提述的，才能符合該條例附表6第(1)段指「所提述的 ... (referred to in)」的意思，如果無明文提述，就算交易其實是有一背後的合約 (underlying contract)，這合約亦無須披露，交給申請人查閱；

(vi) 附表6(1A)只容許「查閱」，但申請通知書的要求是「提交」；

(vii) 申請人提及的守則，涵蓋的範圍不應該超越法例本身的規定。

17.  王大律師在審訊時，代表法團確認以下幾點：—

(i) 在2007至2013年間所備存的帳簿，其紀錄的帳項內容，無直接提及是按那一個工程合約所作的；

(ii) 在2007至2013年間，法團是有與其他人士簽訂工程合約，並保留着這些合約；

(iii) 在保留的有關單據中，法團是不能肯定，這些單據有否背後合約（underlying contracts）。

討論

18.  由於申請人的申請，只是按該條例第27條和附表6申請，所以縱使該條例其他的部份，例如附表7也有相類似的條文，本席在這裏的分析，將集中該條例第27條和附表6，而不考慮其他可能有關的條文。

19.  該條例第27條涉及法團帳目和其保存相關的條文，如下：

「27. 法團帳目

(1) 除第 (3) 款另有規定外，管理委員會須備存恰當的帳簿或帳項紀錄及其他財務紀錄（shall maintain proper books or records of account and other financial records），並在法團註冊日期起計最遲15個月內及其後每12個月擬備財務報表（financial statements），該報表——

(a) 須由以下的人簽署 ——

(i) 管理委員會主席；及

(ii) 管理委員會秘書或司庫；

(b) (如第(1A)款適用的話)須根據第(1A)款審計；及

(c) 須連同根據第(1A)款作出的會計師報告（如有的話），在按照附表3第1(1)段召開的法團業主周年大會上提交法團省覽。

(1AA)  第(1)款提述的財務報表（financial statements）須包括 ——

(a) 收支表（an income and expenditure account），而該表須真實而中肯地反映該法團在該表所關乎的期間內的財務往來；及

(b) 資產負債表（a balance sheet），而該表須真實而中肯地反映該法團在收支表的結算日期當日的財務狀況。

(1A)   除非法團是就不多於50個單位的建築物而成立的，否則為某期間擬備的第(1)款所提述的財務報表（financial statements），須由法團聘請並藉業主大會通過的決議所批准的會計師審計，該會計師須作出報告，說明他認為該財務報表是否妥為擬備，以真實而中肯地反映該法團在收支表所關乎的期間內的財務往來及該法團在收支表的結算日期當日的財務狀況，而他可附加他認為適當的附帶聲明(如有的話)

(1B)   ……

(2)   管理委員會須准許主管當局、獲授權人員、租客代表、業主、已登記承按人或獲業主、已登記承按人就此以書面授權的人在任何合理時間內查閱帳簿。

(3)   ……

(4)   對於恰當帳簿或帳項紀錄或其他紀錄的備存（包括此等帳目及紀錄的保存），此等帳目及紀錄所提述的文件的查閱，收支概算表的擬備，以及任何有關此等帳目及概要的文件的副本的提供，附表6均具效力。

(5)   如本條（須解釋為包括附表6）與公契或任何其他協議的條款有不一致之處，即以本條為準。」

(英文後加，以方便討論)

20.  該條例第27(4)及(5)所指的附表6，相關的條文如下：

「附表6

1. 根據第27(1)條備存的帳簿、帳項紀錄及其他紀錄（books or records of account and other records maintained）所提述的（referred to）一切單據（bills）、發票（invoices）、憑單（vouchers）、收據（receipts）及其他文（other documents）件，管理委員會須保存一段由管理委員會決定的期間，但不少於6年。

1A.   管理委員會須 ——

(a)   在不少於5%的業主要求下，准許該等業主或該等業主委任的任何人在任何合理時間查閱第1段提述的任何單據、發票、憑單、收據或其他文件；及

(b)   准許獲法庭授權的任何人在任何合理時間查閱第1段提述的任何單據、發票、憑單、收據或其他文件。

1B.   為施行第1A(b)段，業主可向法庭申請命令，授權該業主或申請書上指名的任何其他人查閱第 1 段提述的任何單據、發票、憑單、收據或其他文件。

1C.   法庭只可在信納以下各項的情況下作出第1B段所指的命令 ——

(a)   有關申請是真誠作出的；及

(b)   所申請的查閱，是為了恰當的目的。

2.   在每一段連續3個月的期間後的1個月內，或管理委員會選擇的較短期間後的1個月內，司庫須就該期間擬備法團的收支概算表（summary of income and expenditure），在建築物的顯眼處展示該概算表的副本，並致使該副本保持如此展示至少連續7天。

3.   如租客代表、業主、已登記承按人或任何由業主或已登記承按人就此而以書面妥為授權的人，以書面要求法團向他提供 ——

(a)   根據第27條擬備的財務報表及(如適用的話)會計師報告；或

(b)   根據第2段擬備的法團的收支概算表，

4.   如主管當局或獲授權人員要求，則司庫須將第3段所提述的副本提供給主管當局或獲授權人員，而不收取任何費用。」

(英文後加，以方便討論)

21.  該條例的第27條和附表6的目的，是強加於業主立案法團管理委員會一個清晰的法律責任，他們須嚴格管理和妥當保管法團的財務及所有收入支出的紀錄，包括帳簿等，並須把這些財務資料，每12個月整理擬出一份財務報表（financial statement），與及在較短的時間內，另整理出一份收支概算表（summary of income and expenditure），而有關的管理委員會委員、主席，要在每12個月發報的財務報表簽署作實負責，按時公佈，如法團的建築物是由多於50個單位，這財務報表更須由會計師審核，並在業主大會公開，供法團業主省覽。如違反財務報表的要求，除非能提出該條例第27(3)條內的抗辯理由，管委會的每一名成員皆犯罪。而法團的帳簿和收支概算表，亦須供有關人士包括業主，在合理時間查看，並在要求下提供副本。

22.  而附表6更訂明，法團須在該條例27(1)所須妥為備存（maintained）的財務文件內所提述（referred to）的「一切單據、發票、憑單、收據及其他文件」（以下簡稱「原始文件」），並保存最少6年，以供業主查閱。

23.  但正如上訴庭楊振權上訴庭法官（楊副庭長當時的官階）在陳坤明訴筲箕灣太安樓業主立案法團[5]一案內所指，這些原始文件（在該案楊副庭長稱這些文件為「基本單據」），可能成千上萬，容許個別業主隨便有權查閱該數量極大的文件的取得文件的副本，對法團做成的壓力之大是不言而喻的，亦是無需要的。

24.  該條例第27條和附表6現在的版本，是在2007年8月1日的修訂，修訂目的，是把與法團賬目和財政相關的文件，分成兩個層次或類別：第一層的文件（1^st tier documents），是第27(1)所列出的文件，即法團的帳簿、帳項紀錄、財務紀錄擬定須以核數師核實（如超50個單位）的財務報表（financial statement），與及附件6第2和3段所指的收支概算表（summary of income and expenditure）；第二層的文件（2^nd tier documents），是附表6第一段所述的，即第一層文件有提述的原始文件，又可稱為基本單據。

25.  簡單而言，第一層文件，是經過法團管理委員會整理原始文件後而產生的紀錄、帳簿、總結，而第二層文件，是未經整理過的原始文件，但支持和可整理出第一層文件。

26.  有關條文，除了規定法團要保存這兩層的文件外，還規定這兩層文件須供業主查閱，讓業主監察。根據這兩層文件的分類，條例亦定出可有兩個層次的查閱。關於第一層文件，業主、主管當局、租客代表、已登記承按人，可在合理的時間內查閱，並且法律規定，法團須主動把財務報表（如須核實，指已核實的），在業主的週年大會供業主省覽，但第二層文件，即原始文件的查閱，由於數量繁多，成千上萬，若凡業主皆可查閱或須向其披露，費時失事，引發無謂資料浪費，亦易生濫用，所以對查閱有較嚴格的規定。

27.  如個別業主須查閱原始文件，該業主須獲法庭批准，而法庭須在信納申請業主在滿足以下兩個情況後，才批准查閱：—

(i)   有關申請是真誠作出（application is made in good faith）；

(ii)   所有查閱，是為了恰當的目的（for a proper purpose）。

28.  個別業主的查閱，該條例定明要法庭批准，不難明白，目的是防止濫權，令法團疲於奔命，把資源消耗淨盡。但如果業主的人數是法團總業主5%或以上，則該法例說明管理委員會須准許該等業主或任何他們授權的人士查閱，而毋須任何法庭命令和任何附帶條件，亦毋須審查動機，唯一的條件，似乎是在合理的時間內查看原始文件便可。

29.  本席認為，這是一個向業主問責和避免濫用的平衡，如法團內有5%或以上的業主都希望查看，那法團亦須花費時間和盡諸般的義，滿足這一群業主吧，這是一個體現民主的做法。

30.  在該條例以5%業主作為提出訴求的最低要求，而法團必須正面回應的，有多個例子：該條例附表3第1(2)段，5%業主可要求法團主席召開業主大會，主席不能藉詞推卻；附表8第8(c)段加入公契內關於召開業主大會的最低要求人數是5%，亦是例子。

31.  在這案，申請人便是以無須法庭批准的方式要求查閱第二層文件，亦即上述的原始文件。

32.  根據附表6第一段，但凡第一層文件（即按該條例第27(1)所須備存的文件）所提述的一切原始文件（即一切單據。發票、憑單、收據及其他文件），皆屬第二層文件，必須由法團管委會保留並給予5%業主的授權代表查閱。

33.  至於何謂「所提述的文件」（“referred to in ……”），本席認為，除了在第一層文件以文字直接提述的原始文件外，還包括第一層文件間接提述，或應提述但沒有提述的文件，又或從第一層文件可推斷或引伸出來該存在的文件，又或第一層文件紀錄涉及相關的文件。因為法律賦予業主可查閱第二層文件的權力，目的是要保障立案法團的業主，可以透過親自審查原始文件，來監察法團管理委員會所製作備存的第一層文件是否「恰當」（“proper”），法團的財政是否健康，數目是否分明。從另一個角度來說，如管委會成員按第27(1)條備存恰當的第一層文件，理應提述相應的原始文件，或可推斷又或引伸出那些是相關的原始文件，包括交易背後的合約。

34.  根據這解釋，例如法團與一家工程公司訂下維修合約，當帳簿顯示工程費用支出時，明顯應提述該合約，又或說明款項是根據那合約那條款支付的，如果入數的部記員只是草率，沒有明確或清楚提述合約或相關付款的因由，反倒成為管委會成員毋須遵守附表6第一段的要求，低水平守法又或故意違法，竟成為無須繼續守法的合理原因，法例將變得可笑兒戲，本席不能同意。舉另一例子，如果一法團與一服務公司定下合約，以較高的服務費和材料費，當有需要時，為法團公用地方快速更換光管，本席認為，恰當的帳簿或帳項紀錄又或財務紀錄，亦應對這服務合約有直接或間接的提述，又或加入注腳，又或從帳簿帳項紀錄一系列相類的交易中，顯示、反影、推斷或引申出來，足以「提述」到這背後的服務合約。當然，業主是否願意付出這個代價，以換取這個服務，屬另外的議題。如不滿，業主不能直接推翻，但可提出，在業主大會討論。

35.  在這案，法團已同意在2007至2013年間有工程收支單據，可供查閱；法團亦同意這期間有與一些公司簽署工程合約，本席認為，法團要自行做一個判斷，究竟這些工程收支單據，是否由這些工程合約引發生，若是，理應在第一層文件例如帳薄內，對這些收支單據和背後工程合約，有直接、間接又或引申的提述。本席認為，既然有收支單據，交易必有所依，如無書面合約屬單一交易，那便無背後合約可供查閱，但如一個合約下有多項收支出入，帳簿和財務文件，應提述背後合約，亦即是說，這些工程合約，屬第二層文件，亦應給予申請人和授權代表查閱。

36.  由於法團已同意在這期間有簽工程合約和有相關的收支單據，法團不能說因為第一層文件內可能無直接提述有關合約而不用給予業主查閱。

37.  王大律師曾稱，有些合約可能是已簽署但沒有履行或並未屆時履行。本席認為，附表6要求給予查閱的第二層文件，是相應於在該條例第27(1)條所須備存的第一層文件所提述的，即應曾引發生財務交易而須入帳的合約收支，如合約根本還未或不會履行，理應不會反影在財務報表等的第一層文件內，亦順理成章地不會屬於第二層文件，除非這不履行涉及訴訟和糾紛而須在帳目上作出恰當反映，若是這樣，未被履行的合約，必會在第一層文件被提述，除第二層文件，須要給予查閱。

38.  本席認為，法團應把2007至2013年期間的工程收支單據和與此相關的工程合約，給予申請人和其授權代表查閱，因為這些單據和合約，理應曾在2007至2013年期的第一層文件被提述。如申請人在查閱的過程中，發覺法團沒有按法律規定給予查閱某一或某類屬第二層的文件，申請人可作針對性的申請，強制法團管委會成員交出這些文件以供查閱，屆時，可帶來最終藐視法庭的申請。

39.  至於康業服務合約，按不爭議的事實，是因為在2015年底康業離任時，法團須支付康業員工的遣散費，因而引發申請人希望首先查看康業的服務合約。但申請人現援引的，是該條例第27條和附表6，這裏所指的兩層文件，是指已發生財務關係後而出現經整理過的文件（即第一層文件），及原始文件（即第二層文件），但申請人提交的該書面要求，卻是在財務關係還未發生即2014年12月30日提交的，在當日或之前，除非申請人能提出證據（現在不爭議的是沒有提出），從第一層文件，已直接、間接又或引伸提述康業合約，否則，本席認為，引用該條例第27條和附表6要求查閱康業合約，並不恰當，最低限度，在發出該書面要求時，時機仍未成熟。

40.  關於法團同意給查閱的：—

(i) 康樂活動銀行簿；

(ii) 康樂活動收支單據；

(iii) 工程收支單據，

明顯，是在2007至2013年度所發生的財務交易而出現的原始文件，理應在2007至2013年的財務報表及／或帳簿內，有直接、間接、引伸又或可推斷的提述，屬第二層原始文件，本席實看不出法團為甚麼以“在不承認法律責任的大前題下”給予查看，這是沒有道理的，把工程收支單據局限於非恆常性的單據，更是無理。

41.  另外，提出究竟附表6與《公司條例》提供文件查閱的差異；是否由會計師透過核數監管；是否假設法團沒有如實記載，對這次申請完全沒有幫助。第二層文件，相信亦是會計師為核數而須查核的文件，理應被合理地保存，如法律真是認為只由核數師做監管而毋須業主參與，根本不用在2008年修例，不用說明5%業主或經法庭批核的一名小業主，可查閱原始文件。

結論

42.  現審裁處頒令：—

(i)   法團須安排申請人和其代表譚香文女士，又／或其他由這批不少於5%的業主授權的其他人士，在合理的時間和雙方同意的地點，查閱以下文件：—

(a) 2007年至2013年關於法團的康樂活動收支銀行簿；

(b) 2007年至2013年關於法團的康樂活動收支單據；

(c) 2007年至2013年關於法團的工程合約，而這些合約有關的收支，曾在2007至2013年的帳簿、帳項紀錄及其他財務紀錄有被提述的；

(d) 2007年至2013年關於法團的工程合約的收支單據，而有關的單據，曾在2007年至2013年的帳簿、帳項紀錄及其他財務紀錄有根據述的；

(ii)   申請人要求查閱康業服務有限公司與法團的服務合約申請被撤銷。

43.  引用訟費隨訴訟結果而走的原則，現申請人要求查閱五大類文件，而審裁處判勝訴4項，另一項敗訴，本席現頒下暫准訟費令，法團須支付申請人此案3/5的訟費，按區域法院基準評估，如未能協商，交審裁處評估，如14天內無任何申請更改，此暫准訟費令成永久。