賈秉仁 對 富城物業管理有限公司

LDBM 159/2019

[2021] HKLdT 65

香港特別行政區

土地審裁處

建築物管理申請編號2021年第159宗

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判案書

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背景

1.  申請人為香港新界將軍澳貿業路8號都會豪庭（“該屋苑”）第4座17樓H室的業主。

2.  答辯人為該屋苑現時的管理公司，於2018年2月1日開始從前任管理公司，即偉邦物業管理有限公司（“偉邦”）接任為該屋苑的公契經理人。

3.  該屋苑並沒有業主立案法團，但有按照該屋苑的公契及管理合約成立業主委員會。

4.  申請人的申請是要求土地審裁處頒令答辯人須在裁決日起計14天內必須備存恰當該屋苑的帳簿或帳項紀錄及財務紀錄，並須保存該等帳簿或紀錄所提述的一切單據、發票、憑單、收據及其他文件最少6年，及答辯人須支付申請人因此申請而產生的訟費。

5.  申請人引用《建築物管理條例》（“該條例”）附表7第2（1）條的條文而作出是次申請，其內容如下：-

“2．帳目的保存

（1）經理人須備存恰當的帳簿或帳項紀錄及財務紀錄，並須保存該等帳簿或紀錄所提述的一切單據、發票、憑單、收據及其他文件最少6年。”。

6.  在審訊時，申請人確認他要求答辯人備存文件的6年時期是指2012年1月1日至2017年12月31日。申請人也確認他並非要查閱這文件，而是要答辯人備存這些文件。

7.  答辯人的答辯理由很簡單，他們並非沒有備存申請人要求的文件，而是他們已多番要求偉邦移交該等文件，卻被偉邦拒絕。因此，答辯人現時並沒有這些文件，也從來沒有過，如偉邦於日後向答辯人提交這些文件，答辯人也會向申請人提供文件。

8.  事實上，申請人也知道答辯人並沒有從偉邦處取得有關文件，而申請人只是認為答辯人應從偉邦處取得有關文件，否則便沒有履行該條例附表7第2（1）條的責任，備存有關文件。

9.  申請人在審訊時親自作供，並沒有傳召其他證人。答辯人則只傳召了其物業資產經理馮建豐先生（“馮先生”）作供。

10.  在審訊時，雙方已作出了結案陳詞，並表示不需要再作書面陳詞，而本席保留裁決。不過其後於2021年7月27日，申請人提交多一份書面結案陳詞。由於答辯人反對申請人提交補充結案陳詞，本席要求申請人於2021年8月6日或之前提出非正審申請以申請加入補充書面結案陳詞，否則申請人於2021年7月27日提交的書面結案陳詞不會被考慮。

11.  由於申請人並沒有於上述限期前提出非正審申請，本席不會考慮申請人於2021年7月27日提交的書面結案陳詞。

12.  本案所涉及的爭議點其實只是有關答辯人在該條例附表7第2（1）條下的責任。本席現就雙方的爭議作出裁決。

申請人的案情

13.  申請人認為根據該條例附表7第2（1），（3）及第8（1）條的規定，該屋苑的前任公契經理人及現任公契經理人也必須製備及保存該屋苑以往的帳簿或紀錄所提述的單據，收據，發票及其他文件最少6年，而辭任的公契經理人在結束委任後的14天內必須把有關的帳簿和財務文件送交給業主委員會（如有的話）或新接任的公契經理人。但答辯人在2018年2月1日接任該屋苑的新公契經理人後，一直也未能備存及保存以往該屋苑前任公契經理人的帳簿及財務文件。

14.  申請人又認為根據偉邦的代表律師（鍾沛林律師行）在2019年4月16日回覆答辯人代表律師（氏律師行）的一封信件，答辯人的代表自2018年7月31日起一直多次的拒絕接收偉邦交還的帳簿文件。偉邦的代表律師要求答辯人在此信函的14天內確認回覆是否會領回這些帳簿文件及繳付這些文件的儲存和行政費港幣8,500元。倘若答辯人在上述14天的限期之後也無明確的答覆，偉邦便會銷毀或棄置那些帳簿財務文件，並不會負責任何賠償，但會追討答辯人有關的費用。

15.  不過，答辯人並沒有向申請人交代怎樣取回和保存以往該屋苑的帳簿和財務文件。申請人認為這是違反該屋苑的大廈公契及該條例附表7第2（1）條有關保存該屋苑帳簿及財務文件最少6年的規定。

16.  再者，該屋苑於2021年2月28日有關住宅，車場及公地的資產負債表中有些數字要等待會計師審核後方可作準。由於答辯人未能取回及保存偉邦所提供2018年2月1日前的帳簿及有關帳目明細表的資料，故此會計師未能核實2018年1月31日前該屋苑住所累積虧損港幣216,461.86元的詳細資料，嚴重影響該屋苑的財政狀況及日常管理工作。

17.  因此，申請人認為答辯人未能備存及保存該屋苑以往6年的帳簿及財務文件，是違反該屋苑公契及該條例附表7第2（1）條強制性保存帳簿及財務文件最少6年的規定，並要求土地審裁處頒令答辯人繳付今次的訟費。

18.  不過，在審訊時，申請人已確認該屋苑公契並不相關，他引用的只是該條例附表7第2（1）條。

答辯人的案情

19.  根據馮先生的證供，在2018年2月1日前，偉邦為該屋苑的公契經理人，而答辯人於2018年2月1日起接手偉邦成為該屋苑的新一任公契經理人。

20.  在2018年1月31日，下午2時至6時，當時偉邦與答辯人進行該屋苑管理交接並準備了一份詳細該屋苑交接文件紀錄表。這是在偉邦的代表，鍾沛林律師行及許清安會計師行一起和答辯人的代表及該屋苑的業主委員見證下簽署交接的文件紀錄表。紀錄表上顯示轉移至答辯人的文件包括2016年1月1日至2017年11月30日的資產負債表和收支報告及2011年至2016年的核數報告，但沒有提供帳簿和帳項紀錄。

21.  其後答辯人及該屋苑的業主委員會已多次分別於2018年2月13日、2018年3月27日、2018年4月30日、2018年5月4日、2018年5月9日及2018年5月21日等日子向偉邦提出要求，需要額外轉移下列文件：

(a)  與大廈管理有關的任何動產，包括水電煤按金、改善維修工程儲備及大廈特別基金等；

(b)  2017年12月1日至2018年1月31日的資產負債表及收支概算表；

(c)  2017年至2018年1月31日的核數報告；及

(d)  所有帳簿、帳項紀錄、文據、文件。

22.  可是偉邦只在2018年2月20日才移交管理費按金港幣4,803,960.00元，而其他按金則表示會計師正在核數中。經答辯人及業主委員會多次催促後，偉邦在2018年5月18日才再次轉移港幣6,783,341.57元為各項按金及結餘，但所有帳簿、帳項紀錄、文據、文件仍沒有轉交予答辯人處理及保存。

23.  雖然多次的要求，但偉邦沒有回應。答辯人遂向民政事務處求助，該處也有發信給偉邦，並要求偉邦盡快轉移該屋苑所有財務文件給答辯人。

24.  馮先生最終於2018年7月31日零晨收到業委會主席以微信通知他，表示接獲民政處范國威議員通知，偉邦將會在當天將有關該屋苑的財務文件送到管業處。

25.  在移交財務文件當日，偉邦派了三名代表其中包括一名男性，一名女性及一名穿著保安制服的男性攜帶5至6個A4尺寸的箱，當時范國威議員辦事處代表馮君安社區主任及業主黃先生也有到現場見證過程。

26.  當時偉邦代表只出示一張普通紙張（不是偉邦的公司信紙），並沒有移交人的名稱及只拍攝5至6個A4尺寸的箱的相片，也沒有提供交接文件紀錄表或箱內文件的詳細資料或清單。當時馮先生向偉邦代表查詢其代表姓名以作紀錄，但偉邦代表不願提供姓名。有見及此，馮先生為了保障自己和答辯人及偉邦的利益，馮先生便提出交收文件時進行錄影及錄音，但偉邦代表不同意這種做法。

27.  在這種被拒絕的狀況下，馮先生只可以表示即場將每一份文件進行紀錄及核對，然後進行簽收，但偉邦代表也拒絕此建議，並將該5至6箱文件推走。

28.  其後有關各方，包括民政處，當時該屋苑業委會代表律師氏律師行及答辯人等均寄信給鍾沛林律師行，要求鍾沛林律師行盡快將2012年至2018年1月份該屋苑的財務文件送回給答辯人保存。

29.  然而鍾沛林律師行卻只回覆各方於2018年7月31日已經安排交收，但答辯人拒絕接收，引致偉邦需安排地方及資源保存文件，不必要地衍生額外費用，並要求答辯人繳付由 2018年8月1日起至領回文件為止，每月港幣1,000元作為存放及託管文件的行政費用，並且保留銷毀或棄置有關文件的權利。

30.  因此，答辯人曾要求偉邦提供交接財務文件紀錄表，但偉邦至今還未有進一步回應。同時答辯人已指示梁國堅律師行再次向鍾沛林律師行查詢偉邦是否仍然保存有關的財務文件，但至今鍾沛林律師行還未回覆。

31.  答辯人未能提供申請人要求答辯人接手管理該屋苑前的財務文件是由於偉邦一直未能提供合符常理的交接方式或提供交接文件清單而導致。

32.  事實上答辯人已提供不同方式希望交接順利，如2018年7月31日當日即場核對文件及簽收或收文件時進行錄影錄音，但一一也被偉邦拒絕。

33.  雖然答辯人已指示律師追討有關文件，但直至現在，偉邦仍然沒有作出回覆或送交答辯人要求的文件。因此，這不是答辯人沒有備存至少6年恰當的帳簿或帳項紀錄及財務紀錄或保存該等帳簿或紀錄所提述的一切單據、發票、憑單、收據及其他文件，而是文件還在偉邦處。

34.  不過，答辯人早已經應申請人要求提供2016年度後的核數表、收支概算表及資產負責表等。

35.  申請人是次向土地審裁處申請頒令答辯人須備存恰當財務文件最少6年，但答辯人只有管理該屋苑3年多，而且答辯人現時持有的文件已給予申請人。基於答辯人還未服務該屋苑多於6年時間，申請人也沒有任何證據顯示答辯人沒有根據法定要求備存文件，答辯人要求審裁處撤銷申請人的申請。

討論

36.  首先，本席接受馮先生的證供為本案的事實背景。即是說，答辯人曾多次要求偉邦交還該屋苑的文件，但在2018年7月31日的交收過程中，偉邦仍然沒有將其餘文件，包括申請人現時所需的帳簿和帳項紀錄交還給答辯人。

37.  偉邦也承認現時還擁有該屋苑的一些文件，並要求答辯人取回。偉邦與答辯人之間的爭議只是有關2018年7月31日的交收過程是否如鍾沛林律師行在2019年4月16日信中所述是答辯人拒絕接收這些文件，還是如馮先生所述是偉邦拒絕馮先生紀錄及核對文件的要求而將文件推走。

38.  不過，申請人並沒有傳召任何證人反駁馮先生的證供。本席認為馮先生是證實可信的證人，他所述的交收過程合情合理。再者，馮先生的證供也有信件及微信紀錄支持。本席認為答辯人已合理地要求偉邦作出正確的交收程序，而只是偉邦無理地不接受答辯人的意見及無理地把文件推走。

39.  因此，鍾沛林律師行在信中指控答辯人拒絕接收文件並不成立。本席絕不相信答辯人會無緣無故拒絕接收文件。

40.  答辯人於2018年2月1日才接手成為該屋苑的公契經理人，而申請人現時要求的文件是有關2012年1月1日至2017年12月31日的文件。很明顯，答辯人不可能在沒有接收這些文件的情況下備存這些文件。

41.  偉邦理應按該條例附表7第8（1）條的規定將有關文件交還給答辯人或該屋苑的業主委員會。該條例附表7第8（1）條的條文如下：-

“除第（2）節另有規定外，經理人的委任不論因何原因結束，均須在其委任結束後，在切實可行範圍內盡快（但無論如何，須在其委任結束日期的14天內）將屬於法團（如有的話）或業主但在他控制下或在他保管或管有下而與建築物的控制、管理及行政事宜有關的任何動產，送交業主委員會（如有的話）或獲委接任他的職位的經理人。”

42.  很明顯，偉邦現時並沒有按上述條例交還有關文件。這並不是答辯人的過失。偉邦所要求的條件，即答辯人需要支付每月港幣1,000元的行政費用（至2019年4月15日的費用為港幣8,500元）並不合理，亦非常高昂（5至6個A4尺寸的箱不會佔用太多地方），因為偉邦根本不應在2018年7月31日把文件推走。偉邦也不應收取任何費用，因為偉邦有責任按上述條文交還文件。

43.  因此，答辯人不願意支付這筆行政費用並非不合理。申請人不可能要求答辯人盲從接受偉邦不合理的條件去取回有關文件。

44.  再者，偉邦現時保留的文件是否包括申請人要求的文件也是未知之數。若果這些文件不包括申請人要求的文件，這也不會是答辯人的過失。原因是答辯人並非2012年1月1日至2017年12月31日的公契管理人，在這段時間內的文件理應由偉邦備存，然後在離任後交給答辯人。

45.  因此，申請人不可能要求答辯人為偉邦沒有備存或交還這些文件而負上責任。本席認為該條例附表7第2（1）條的規定並非要求答辯人在沒有被轉交這些文件的情況下，也須備存這些文件。因為這是根本不可能的事。

46.  答辯人現時可能需要向偉邦提出法律行動才能取回這些文件，但申請人絕對不能指控答辯人未有履行該條例附表7第2（1）條的責任。

47.  基於上述理由，本席裁定申請人的申請不能成立。

結論

48.  由於本席裁定申請人的申請不能成立，本席現頒令如下：-

(1)  撤銷申請人在本案的申請；

(2)  臨時訟費命令：申請人須支付答辯人本案的訟費，如果雙方未能就數額達成協議，則由法庭以區域法院基準釐定；及

(3)  若雙方沒有在是次裁決之後14天內提出有關訟費申請，則上述臨時訟費命令作實。