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LDBM 299/2013
香港特別行政區
土地審裁處
建築物管理申請編號2013年第299宗 ______________
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判 案 書
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1. 申請人羅麗珍女士，要求法庭針對答辯人李厚華先生，就立案法團在2013年9月30日舉行的業主大會的會議紀錄，頒下以下兩項命令:
(i) 宣告該會議紀錄，因沒有真實紀錄當晚會議的內容而無效；
(ii) 宣告該會議紀錄，因沒有由主持該大會的會議主席核證而無效。
2. 答辯人是有關大廈業主立案法團的主席，根據表格29，申請人是以這身份向他提起訴訟。但答辯人在兩份[1]《反對通知書》內提出，他既沒有簽署在有關的會議紀錄上；又在有關時間內，並非管理委會成員，所以他不是合適的被告人，申請人是“告錯人”，他指合適的答辯人，應是該大廈的業主立案法團[2]。所以這案須處理一項前題論點(或初步論點 (Preliminary Point))，是究竟申請人有否錯誤向法團主席提起訴訟，又或她應向法團又或其他人仕提起訴訟。
程序
3. 答辯人除了出席過在2014年1月3日的聆訊外，他並沒有再出席過法庭的任何聆訊，包括在2014年5月29日及7月21日的提訊。法庭在7月21日聆訊時頒下命令，下令申請人把她的證人供詞及當天的命令[3]，同時送達到以下的地址:
(i) 當時業主立案法團管理委員會主席的地址 (即此案的答辯人) ；及
(ii) 業主立案法團之註冊地址。
4. 在審訊開展時，申請人稱已把文件送至主席的地址，但遭退回；而她又把有關文件，放入立案法團在註冊地址的信箱，沒被退回。本席滿意答辯人已知悉這法律程序及知道聆訊日期，但選擇不出席聆訊，所以本席下令審訊展開。
關鍵證供
5. 根據申請人的證供，涉案的大廈是皇后大道西425S及425T號永華大廈，樓齡超過50年。大廈包括地面4個商舖及其上13層樓每層4個住宅單位，即全大廈共56個單位，每單位佔一不可分割分數，連外牆一份，全大廈共57個不可分割業權分數。業主立案法團已成立多年，而申請人作為共中一住宅單位業主已10多年，而曾任這大廈業主立案法團主席之職約五年，在此之前，曾任法團司庫一年，她在2013年9月30日以法團主席主持業主大會後辭職。
6. 按申請人提交的證據顯示，該法團在2013年9月30日召開了業主大會 (“9月30日大會”) 。當日會議在華明中心商場2樓4號室進行，出席業主人數共18人，佔全數業主32.7%的業權份數，符合法定人數[4]，而申請人是以該屆管理委員會主席的身份主持9月30日大會，會議由晚上8時至晚上10時25分。
7. 會議內容主要分為兩大部份，其一，是由申請人作為法團主席向大會作工作匯報；另一部份，是商討及議決有關大廈的維修事宜，主要涉及委任消防維修工程顧問、篩選已入標的消防維修工程公司、與及討論由該法團與另一大廈共用沙井的維修問題等。
8. 以上的事情相信沒有大爭議。
9. 申請人稱，法團所涉的大廈，在早前參與政府推行的“更新大行動”，申請政府的資助來對大廈進行大維修，在召開9月30日大會時，有關維修已基本完成，所以她向各業主匯報進度和向政府申領發放資助的情況。由於有關的大維修並不包括消防維修，所以須在9月30日大會中商討消防維修工程該如何開展。
10. 她稱她的報告，包括向大會解釋法團不欲向維修承建商追討延遲完工的賠償，是承建商會因他們的追討，拒絕簽署相關文件，以致業主們向政府申領資助，變得遙遙無期；增加管理費的原因；有關沙井為何沒有在大維修中獲合適處理；大維修後有業主因安裝室內寬頻而破壞了公共地方防火板；大堂漏水事宜；保險事宜與及財務收支問題等。
11. 至於討論的事宜，她倡議在大廈下一步進行消防工程時，聘用顧問，因為她本人並不了解消防工程事宜，但她的提議，最後遭大會否決。
12. 她在業主大會後馬上辭職，與此同時，法團的司庫及書記亦請辭。
13. 法團在2013年10月23日再召開業主大會，會中選出新一屆的管理委員會，而答辯人正是管理委員會的主席。
9月30日大會會議紀錄
14. 法團所聘任管理公司的職員其後草擬好9月30日大會的會議紀錄，她指新一屆法團及職員沒有與她聯絡，讓她按《建築物管理條例》核實會議紀錄。但在2013年10月25日，她發現有關9月30日大會的會議紀錄，已由另一位管理委員會委員蔡建漢先生簽名，並張貼在大廈的大堂，而法團亦以“入信箱”的方式，向每一業戶發送一份9月30日大會會議紀錄副本。而有關的會議紀錄，在2013年12月11日的業主大會上，獲得大會通過接納。
15. 按申請人在庭上的證供，本席認為一個公平的判斷，是申請人對9月30日大會會議紀錄的討論及議決部份，沒有多太意見，但她對紀錄有關主席報告的部份，大為不滿，她認為有關紀錄，只對她的報告，作了過份簡單的紀錄，幾乎把全部重要的部份省去，令到沒有參加9月30日大會的多數業主，未能知道大廈發生的事情或全部的事實；亦令到一些誤會因而仍未得到澄清，絕不是一份9月30日大會會議過程的真實紀錄，加上沒有她核實，不符合《建築物管理條例》內的規定，故要求審裁處頒令無效。
16. 從答辯人向法庭提交的文件中得知，自申請人辭職後，管理公司稱未能與申請人聯絡上 (雖然申請人同意沒有管理公司與她聯絡，但未能接觸這一點申請人似乎並不同意) ，所以在簽署人蔡建漢先生向中西區民政處作咨詢後，認為“若與會業主沒有任何反對下”可由與會的任何委員代表簽署，所以蔡先生自行簽署並張貼，再連同在任委員召開2013年10月23日的業主大會，補選相關空缺。
17. 答辯人又稱在2013年12月11日的業主大會上，通過不再處理申請人的要求 (即由她核實會議紀錄內容的要求) 。
相關法律
18. 《建築物管理條例》第8條說明，條例的附表三適用於法團會議及會議程序。附表三的標題是“法團會議及其程序”，內中對如何召開會議、通告的發出、代表文書、會議程序、投票、會議紀錄等等作出了詳細的規定。附表三第6段，有以下的條文:
“6. (1) 法團每次業主大會，有關會議過程的會議紀錄，均須由管理委員會秘書保存。
(2) 第(1)節所提述的會議紀錄，須由主持會議者核證其為與其有關的業主大會會議過程的真實紀錄。
(3) 秘書須將按照第 (2) 節核證的會議紀錄，在該會議紀錄所關乎的業主大會的日期後的28天內，展示於建築物的顯眼處，並致使該會議紀錄保持如此展示至少連續7天。” (間線為加強重要)
19. 從以上條文來看，法團管理委員會秘書，有一個法定的責任，保存業主大會會議的會紀錄；而按6(2)段的規定，這會議紀錄是“…須由主持會議者核證其為與其有關的業主大會會議過程的真實紀錄(The minutes…shall be certified by the person presiding over the meeting as containing a true record of the proceedings of the general meeting to which they relate)，這條文清楚說明，有關須保管的會議紀錄，必須是由該次主持會議者核實，並沒有說明可由其他人代為核實。而按第6(3)段規定，管委會的秘書，須把這經核實的會議紀錄，在規定的時間內，展示在顯眼的地方。
20. 附表三內並沒有說明如果找不到主持會議者核實，又或主持會議者拒絕核實的情況出現後該如何處理。但本席認為，在這案，這種情況並不出現。因為按申請人的說法，在展示前，立案法團沒有人與她聯繫，又按答辯人附在2014年6月26日的《反對通知書》引述管理公司稱，在草擬好會議記錄後，管理公司未能找到申請人，可以推斷，雙方當時應希望接觸，但無奈最終未能接觸。但無論如何，當申請人提起訴訟後，由申請人作為主持會議者要求核實會議的要求，已經非常明確，不能視而不見。而法例要求由主持會議者核實的法定要求，非常清晰，絕無含糊。本席認為，任何人不能引用某政府人員的個人意見(縱使動機善良)而不遵從《建築物管理條例》附表三的法定要求；亦不能躲在法團會員大會已接納未經核實的記錄，或甚至議決“不再處理”申請人的要求，而不讓有關會議紀錄按附表三被核實，因為法律要求是具有凌駕性的，所以，業主立案法團接受非會議主持者在9月30日大會的會議紀錄簽署作實，違反《建築物管理條例》附表三第6(2)段的規定，由管理委員會秘書所保管的記錄，明顯亦不附合上述條文的要求。
21. 但是附表三第6 (2) 段是針對管理委員會的秘書，法律對他強加一個法定的責任，即他須保管一個經主持會議者核實的業主大會會議記錄，若他違反規定，在法律上法團秘書可成為答辯人，被強制依法而行。
22. 另外，如有任何沒有主持有關會議者認為他有權核實該紀錄，並事實上進行了核實，主理會議者亦可與其爭訟，讓法院決定他的行為是否合符法律，故核實者亦可成為有關訟案的答辯人.
23. 另一方面，在這個案中，從雙方已提交的證據顯示，由第三者核實的會議記錄，已遭立案法團大會接納，法團並通過“不再處理”的議決，故不讓申請人以主持會議者身份核實，明顯是一個法團的行為，所以業主立案法團，亦可以成為訴訟的對象。
24. 但此案申請人，卻把業主立案法團的主席點名為答辯人，她的解釋是因為當她作主席時，業主們事無大小皆找她，所以她亦以為此事起訴主席李先生是合適。
25. 雖然這可能是她真正的理解，但按本席在前段的分析，這樣做法不符合法律，保管經核實的會議紀錄是管理委會秘書的法定責任，責任不在主席；另外，最終接納及表示不處理申請人的要求，是法團的集體行為，並非主席的個人行為，在法律上責任並非由主席個人承擔責任，所以申請人把主席李先生點名為答辯人，並不合適，應是法團作被告。加上主席亦至2013年11月29日及2014年6月26日表示申請人告錯人，申請人理應再作仔細思量，但她卻沒有把重點放在別人所提的論點，一味主張自己的做法是對的，似擁良好目的便可不理手法，做法實是可惜。
26. 從上述來看，縱使有關的會議記錄沒有申請人的核實明顯不附合《建築物管理條例》附表三的要求，但她應向立案法團或管理委員會書記 (視乎她最終的濟助) 提起訴訟，並非針對主席李先生提起訴訟。
27. 既是這樣，雖然申請人主張9月30日大會的會議紀錄因沒有她核實而不附合《建築物管理條例》附表三第6 (2)的要求，具有理據，但由於起訴對象有錯，本席唯有把申請人的申請撤銷。
28. 至於現由蔡建漢委員簽署的9月30日大會會議紀錄究竟有否欠缺又或若有，還需加入又或減去多少才可致使申請人 (作為主持會議者) 願意核證有關紀錄，由於法團還沒有以答辯人身份抗辯，並且申請人在2014年8月14日所草擬的修正版會議紀錄，沒有正式交立案法團以答辯人的身份回應，雙方 (即申請人及立案法團) 可能就具體的9月30日大會會議紀錄修訂版再到法庭爭訟，所以本席暫不對這一點表達態度，以免對法團不公。
總結及命令
29. 本席把申請人針對答辯人的申請撤銷。由於答辯人多次不到庭，雖然成功抗辯，本席認為合適的訟費令是不作任何訟費令。此乃暫准令，在14日內如無任何申請更改此令，此訟費令成永久令。
申請人：無律師代表，由陳智傑先生代表應訊。
答辯人：無律師代表及缺席。
[1] 兩份《反對通知書》日期為2013年11月29日及2014年6月26日。
[2] 見答辯人2014年6月16日的「反對通知書」。
[3] 當天的命令把案件排期在2014年9月23日上午10時在本審裁處進行審訊。
[4] 按《建築物管理條例》附表三第5(1)段內的規定，法團會議的法定人數為(i)20%一如須改選/解散管理委員會或委；或(ii)10%一如須處理其他事情。
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