港深聯合物業管理有限公司 對 新昌管理服務有限公司

LDBM 18/2012

香港特別行政區

土地審裁處

建築物管理申請編號 2012 年第18宗

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判 案 書

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背景

1.  位於北角英皇道的北角中心大廈地下的G-1號舖，於1994年被分拆成89個舖位，統稱為「英皇柏麗大道」，有一份適用的「附屬公契」。

2.  根據附屬公契第VI章第A2條，本案答辯人（「新昌」）獲委任為英皇柏麗大道的商場管理人。

3.  2008年3月1日，新昌給予通知辭任商場管理人，服務於2008年6月1日正式終止。本案現時的申請人（「港深」），獲英皇柏麗大道的業主委任，接替新昌作為商場管理人。

4.  本案原本的申請人是「英皇柏麗大道業主委員會之管理委員會」，答辯人質疑他們沒有出庭資格（locus standi），後來訴訟雙方協議由港深作為申請人繼續本案的法律程序。

本案申請

5.  本案的申請，是要求新昌交出一些指定文件。新昌在反對通知書提出，他們經已按附屬公契的規定，在他們離任後完成核數及交出文件。

6.  本案經歷多次過堂聆訊及經雙方的努力，一方面港深澄清他們需要什麼文件，另一方面新昌亦配合提供部分文件。港深將他們要求但新昌沒有提供的文件詳列在存檔的「最終尚欠單據詳細表」中，及後經港深的代表（陳先生）於審訊時再作澄清，雙方最終爭議的文件如下：

「(1) 1/1/2002至31/12/2005之單據正本（包括支付費用及應付賬之收據）

(2) 用電腦印制出2002-2008年度應收賬及應付賬之分戶賬賬簿

(3) 辭職後（2008年6月1日後）支付應付賬之收據正本

(4) 1/1/2006至31/5/2008支付應付賬之收據正本

(5) 1/1/2002至31/5/2008所有代僱員供公積金及強積金之單據及文件，如公積金及強積金計劃名稱、證書、參加該計劃之員工名單、月結單及每月之供款證明書等一切有關文件

(6) 2002-2008年所有支取薪金之僱員之姓名名單、出糧（包括過時補薪、膳食津貼及年終獎金）簽收單。另外HQ & Professional Charges費用（每月支取HK$2,000）、醫療保證費、Annual Dinner、Award for Best Building Guard，由員工詳細支出之單據

(7) 2004年9月11日編號PO#AE040020的維修工程合約

(8) 證物R3所列的管理費按金收據存底副本或聯根」

7.  明顯地，英皇柏麗大道業主委員會（「業主委員會」）對新昌作為商場管理人時的賬目甚有意見，希望透過本申請來尋找證據。但正如本席於審訊時多次指出，本案的焦點是新昌是否有責任在離任時交出所要求的文件。儘管所要求的文件對進一步理解（甚至否定）新昌的賬目有幫助，但若果新昌按適用法律沒有責任在離任時交出文件，申請便不會獲批准。因此，本席須小心考慮本申請的法律依據。

8.  港深表示，他們是根據《建築物管理條例》附表7第8條和附屬公契第VI章第A2(c)條要求新昌交出文件的。附表7第8條規定：

「8. 經理人的委任結束後的責任

(1) 除第(2)節另有規定外，經理人的委任不論因何原因結束，均須在其委任結束後，在切實可行範圍內盡快(但無論如何，須在其委任結束日期的14天內)將屬於法團(如有的話)或業主但在他控制下或在他保管或管有下而與建築物的控制、管理及行政事宜有關的任何動產，送交業主委員會(如有的話)或獲委接任他的職位的經理人。

(2) 經理人的委任不論因何原因結束，均須在其委任結束日期的2個月內─

(a) 擬備─

(i) 由其委任結束的財務年度開始之日起至其委任結束日期止期間的收支表；及

(ii) 截至其委任結束日期的資產負債表，

並須安排將收支表及資產負債表交由業主委員會(如有的話)的決議所指明的一名會計師或其他獨立核數師審計，如無上述指明，則交由經理人所選的會計師或其他獨立核數師審計；及

(b) 將為(a)分節的目的而需要的，且並未根據第(1)節送交的任何賬簿、賬項紀錄、文據、文件及其他紀錄，送交業主委員會(如有的話)或獲委接任他的職位的經理人。」

而附屬公契第VI章第A2(c)條則規定：

“On resignation or termination of service of the Manager, the Manager shall appoint a firm of certified public accountants selected by the Property Owners’ Committee to audit the accounts and records of the Manager in relation to the management of the Property at the expense of the Owners. In addition, the Manager shall on ceasing to be the manager arrange for the handing over to the Property Owners’ Committee all documents, records, plans, accounts, management funds and assets concerning the management of the Property.”

9.  新昌援引Richtop Investment Limited v Yu Tsui Sheung（無彙編按例，HCA 2691/2001，2005年3月10日判決）指出，附表7並不適用。

10.  附表7是否適用，涉及《建築物管理條例》（「該條例」）的詮釋。

11.  該條例第34E(1)條規定：

「除第(4)款另有規定外，附表7的條文─

(a) 須隱含地納入在關鍵日期或該日之後訂立的每一公契內；及

(b) 自關鍵日期起，須隱含地納入在該日期之前訂立的每一公契內。」

第34E(1)條屬於該條例第VIA部，而第34C(1)條則規定：「除另有明文規定者外，本部只適用於已具備有效公契的建築物，不論該公契乃在關鍵日期之前或之後生效者」（註：底線由本席加上）。

12.  英皇柏麗大道是北角中心大廈的一部分，而附屬公契只適用於英皇柏麗大道。附表7是否納入附屬公契，須視乎英皇柏麗大道是否「已具備有效公契的建築物」，而這又取決於「建築物」的定義。

13.  該條例第2條將「建築物」（building）定義為：

「(a) 包括地庫或地下停車場在內共有2層或多於2層的建築物，單位數目不限；

(b) 該建築物所在的土地；及

(c) 以下的其他土地(如有的話)─

(i) 與該建築物或土地屬同一擁有權者；或

(ii) 與根據第3、3A、4或40C條委出管理委員會或與申請委出管理委員會有關時，由任何人為該建築物各單位的業主及佔用人的共同使用、享用及利益(不論是否獨有)而擁有或持有者」

英皇柏麗大道並非2層或多於2層的建築物，並不是定義下的「建築物」。

14.  按上述分析，英皇柏麗大道並非「已具備有效公契的建築物」，該條例第VIA部（包括第34E(1)條）並不適用，附表7的條文並沒有納入附屬公契之內。

15.  換言之，新昌離任時的責任，須視乎附屬公契第VI章第A2(c)條而定。

討論

(1) 1/1/2002至31/12/2005之單據正本（包括支付費用及應付賬之收據）

16.  港深提出，業主委員會早於2008年10月8日已要求新昌提供單據正本，但不得要領，該日期的信函是這樣寫的：

「由於貴司於交收文件時，只提供收支表，並沒有正式單據支持，現業主委員會要求貴司提供在管理期間之所有正本單據，以便查核有關之賬目。」

17.  新昌表示已將所有單據正本交給港深，並將一封由新昌發出日期2011年6月7日的信函呈堂（證物R1），信中註明：

“We hereby return the payment vouchers, journal vouchers and receipt listing for the period from 1 January 2006 to 31 May 2008 for your retention.”

該信函由港深的物業經理葉新發簽收。

18.  但港深表示，按《建築物管理條例》附表6第1條，新昌有責任保存不少於6年（即2002至2008年）的文件，但證物R1未有交代2006年之前的單據正本。

19.   新昌回應指，公司一貫的工作模式，是每年將正本文件送交會計師核數，核數後再將核數報告連同正本文件送交屋苑的管理委員會。港深否認業主委員會收到2002至2005年的單據正本，更指出新昌從前並非自動每年提交核數報告，而是要業主委員會提出要求後才送上核數報告。

20.   換言之，雙方在此的爭議是：新昌是否已按一貫的工作模式將「1/1/2002至31/12/2005之單據正本（包括支付費用及應付賬之收據）」送交業主委員會？

21.   就於此項事實爭議，很不幸地，雙方的證人都沒有親身經歷。港深的證人（陳先生和楊先生）及新昌的證人（李先生和許小姐）當時都並未參與英皇柏麗大道的管理。

(a)   陳先生提供2007年2月6日的業主委員會會議紀錄（證物A3），當中提到：

「2. 討論及議決向英皇柏麗大道各業主籌集管理分攤費事宜

2號舖代表黃小姐表示由於仍未清楚了解商場賬目細則，不應討論及議決向英皇柏麗大道各業主籌集管理分攤費事宜；經商討後要求新昌提供應付其他費用（other payables）、資產負責表（Balance Sheet）及最近6年核數報告（Audit Report）的資料，讓她的會計陳先生了解商場財務狀況。所有委員一致同意，要求新昌提供上述資料後討論及議決向各業主籌集管理分攤費事宜。」

陳先生因此認為新昌並沒有自動每年提供核數報告。

(b)   李先生和許小姐指出，新昌管理近300個屋苑，公司每年都會為每個屋苑核數，並將核數報告連同正本文件送交屋苑法團，但從不要求簽收，所以未能在本案提供簽收證據，而當時負責的同事亦已離職。雖經他們搜尋，但未有尋獲相關文件。

22.   本席認為新昌的案情較為可信。附屬公契第VI章第H5條規定：

“Within 90 days after the close of each financial year the Manager shall prepare annual financial statements of accounts in respect of the preceding financial year which accounts shall be audited by independent certified public accountants appointed by the Manager. Provided always that the Owners at an Annual General Meeting shall have power to require such annual financial statements of accounts to be audited by another independent certified public accountants of their choice and the costs and expenses incidental thereof shall be paid out by way of management expenditure.”

倘若新昌在這些年間都沒有按附屬公契規定進行核數，業主委員會理應一早跟進。但是除了證物A3外，港深未能提供業主委員會曾跟進沒有核數報告的證據。

23.   再者，本席不認為2007年2月6日的會議，是跟進新昌沒有提供核數報告。按證物A3第2段的上文下理，當時討論的焦點是向英皇柏麗大道業主籌集管理分攤費，各委員同意將包括核數報告在內的文件交給其中一位業主，讓她了解商場的財務狀況。若果陳先生對證物的理解正確，新昌亦一直沒有提供資產負債表給業主委員會，但這便與陳先生承認新昌有提供資產負債表的證供不符。

24.   本席裁定新昌已將2002至2005年間的單據正本（包括支付費用及應付賬之收據）交予業主委員會，這項申請撤銷。

(2) 用電腦印制出2002-2008年度應收賬及應付賬之分戶賬賬簿

25.   新昌的案情是，他們每月都會將資產負債表和收支表連同支持的文件一併提交業主委員會，支持的文件包括「應收賬明細」（Management Fee Aging）和「應付賬明細」（Accounts Payable: Aged Vendor Liability (Trade Payable)）。他們將離任前的最後一套文件呈堂，列為證物R6。證物R6當中包括一份「應收賬明細」，而原本附着的「應付賬明細」連同其他時段的「應付賬明細」呈堂為證物R4。

26.   陳先生表示，當年新昌只是將文件送到新昌駐英皇柏麗大道的管理主任，但管理主任只提供產負債表和收支表給業主委員會，並沒有提供應收賬明細或應付賬明細。陳先生提供業主委員會2007年3月29日的會議紀錄（證物A4），當中的1.4項顯示：

「就6/2/2007會議紀錄中第2項第1段，委員劉太修訂，必需加上 “每月管理費收支表（monthy I&E Account）的細分表”，新昌張先生表示會於會議紀錄中加上上述字句。會上張先生表示已經與2號舖代表黃小姐聯絡，並約定於四月初提供商場財務資料讓她的會計審查。新昌張先生表示，管理公司會於提供資料後，向英皇柏麗大道各業主發信籌集資金。

委員黎先生要求由1/2007開始，提交資產負債表（Balance Sheet）和管理費收支表（I&E Account）的細分表。新昌張先生表示會向公司反映上述要求。」

27.   陳先生更表示，無論如何，新昌現時提出的應收賬明細和應付賬明細，都不是他們在此要求的文件。他更批評新昌會計系統混亂及隱瞞文件，他估計單憑新昌提供的文件是不足以進行核數的。

28.   本席決定接納新昌的案情。

(a)   雙方曾查閱2007年3月29日前後的會議紀錄及2007年1月前後的會計文件，但未能確定「細分表」所指甚麼。

(b)   陳先生承認新昌有定期提供資產負債表和收支表。倘若新昌沒有同時提供應收賬明細和應付賬明細以作說明，當時的業主委員會是如何考慮所載的應收和應付項目呢？

(c)   新昌將他們離任時按附屬公契第VI章第A2(c)條準備的核數報告呈堂，證實他們的文件足以進行核數。

本席接納新昌已如李先生和許小姐所述般定期向業主委員會提供應收賬明細和應付賬明細。

29.   本席明白港深並非在此要求應收賬明細和應付賬明細。據陳先生解釋，他們所要求的「分戶賬」，例如為每一個舖位開納並紀錄該舖位由始至終的會計項目的賬目。問題是，倘若新昌並非用陳先生所述的方式紀賬，那麼，便沒有分戶賬可提供。沒有證據顯示新昌用分戶賬方式紀賬，本席撤銷這項申請。

(3) 辭職後（2008年6月1日後）支付應付帳之收據正本

30.   新昌表示，他們辭職後代業主委員會支付應付帳約20項，詳情載於證物R5的列表上，並附上相關發票副本。新昌補充說，支付款項後對方未必發出收據，而收到的收據亦已送交業主委員會。新昌邀請業主委員會按證物R5所附的發票致電各收款方，確認款項是否收妥。

31.   證物R5所提及的項目都是在2008年6至7月期間支付的，倘若有問題，收款方理應早已提出，但港深並沒有提供這方面的證據。本席接納新昌的案情，他們並沒有這類文件提供，申請撤銷。

(4)     1/1/2006至31/5/2008支付應付帳之收據正本

32.   同樣地，新昌表示支付款項後對方未必發出收據，而收到的收據亦已按他們一貫的工作模式送交業主委員會，他們並沒有這類文件提供。

33.   新昌將2006年度、2007年度，以及計算至2008年5月31日的核數報告呈堂（參看反對通知書的附件2）。換言之，2006至2008年間由新昌支付的應付帳項目已獲核實。本席接納新昌的案情，撤銷這方面申請。

(5)     1/1/2002至31/5/2008所有代僱員供公積金及強積金之單據及文件，如公積金及強積金計劃名稱、證書、參加該計劃之員工名單、月結單及每月之供款證明書等一切有關文件

(6)     2002-2008年所有支取薪金之僱員之姓名名單、出糧（包括過時補薪、膳食津貼及年終獎金）簽收單。另外HQ & Professional Charges費用（每月支取HK$2,000）、醫療保證費、Annual Dinner、Award for Best Building Guard，由員工詳細支出之單據

34.   新昌表示他們在任期間為管理英皇柏麗大道而聘請的員工都是新昌的僱員，港深並無異議。新昌表示，港深要求的第5及6類文件涉及新昌的僱員的個人資料，除非由審裁處頒令，否則不願意交出。

35.   港深未能證實新昌按附屬公契第VI章第A2(c)條有責任交出第5及6類文件，決定撤回申請。

(7) 2004年9月11日編號PO#AE040020的維修工程合約

36.   根據港深的案情，所需合約是與Standard Refrigeration & Engineering Co Ltd訂定日期2004年12月9日的合約，涉及金額115,000元。

37.   新昌承認這份合約，但表示經仔細搜尋後仍未能尋獲合約文本，所以未能提供。

38.   既然新昌沒有文件提供，本席決定不作命令。

(8) 證物R3所列的管理費按金收據存底副本或聯根

39.   港深提供發給66號舖日期1994年8月24日的按金收據為例（參看2012年10月5日存檔的文件的附件15），要求新昌提供所有按金收據存底副本或聯根。

40.   新昌表示該等按金收據是由電腦打印的，並無聯根，他們亦沒有保留副本。新昌補充，他們用電腦紀錄從業主收到的按金，並提供證物R3的按金電腦列表為證，該份列表已連同最後一套會計文件（即證物R6）交予業主委員會。

41.   本席接納新昌的案情，他們沒有這類文件提供，申請撤銷。

結論

42.   基於以上原因，本席就於第7類文件不作命令，其餘的申請撤銷。

43.   雙方都不申請訟費，本席就於本案訟費不作命令。