THE INCORPORATED OWNERS OF VIVIAN'S COURT, BLUE POOL ROAD 對 麥燕媚

LDBM 65/2015

香港特别行政區

土地審裁處

建築物管理申請編號2015年第65宗

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判 案 書

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背景

1.  申請人為香港藍塘道75號榮慧苑的業主立案法團，根據《多層大廈（業主組織法團）條例》第8條第(1)款之規定於1985年12月30日註冊並成立。答辯人（“麥女士”）為香港藍塘道75號榮慧苑C座5字樓單位及地下9號車位的註冊業主。

2.  申請人在本申請主要向麥女士追討下列各項：-

(a) 拖欠其單位的預備金4,020元；

(b) 拖欠其單位的大廈維修工程集資費用569,703元；及

(c) 過期付款的利息。

3.  申請人確認曾於小額錢債審裁處提訴追討預備金4,020元，不過後來認為與維修集資一併處理更合宜，因為麥女士的答辯涉及業主大會會議議決的有效性，於是中止小額錢債審裁處的案件並支付了訟費。

麥女士的案情及證供

4.  麥女士指她沒有繳交維修分攤費用及預備金，原因是大維修未有有效的議決支持。她指2013年3月25日的業主大會，其會議程序未能獲得法律確認，決議是不合法及無效。她指當晚的業主大會會議記錄出席業主有14份業權，其中8份業權人授權代表投票，但到現時為止，法團尚未能提供8份業主「委任代表文書」正本供她查閱，她懷疑有人操控是晚業主大會，黑箱作業，致令原有預算每戶維修分攤費30萬飊升至60多萬，她又指申請人未能提供「業主簽到表」。

5.  麥女士指現屆法團管理委員會違反屋苑大廈公契：

“13(i) 代理人的委任書將在會議上交予主席”

6.  她又指根據《建築物管理條例》（“《該條例》”）附表3第3(3)條和大廈公契13(k)都必須以過半數票通過一項議決。

7.  她更指要求查核《委任代表文書》正本是合法合理，因為副本可以用電腦合成、假冒業主簽名、或者用其他高明方法影印，惟有正本才能夠確信真偽，澄清事情的真相。麥女士又指她知道大廈維修工程資金13,672,880元及分4期集資並不是在2013年3月25日的業主大會通過，而是在2013年12月19日的業主大會通過，不過她認為如果2013年3月25日的業主大會的議決無效，2013年12月19日的業主大會議決必然站不住腳。

李境開先生的證供

8.  李先生是上屆法團主席。他確認2013年3月25日的業主大會有6份業權的業主共6位親自出席，並有7份業權業主以《委任代表文書》委託另一名業主代表參與議題的表決，再有另一名業主的委任是一次性的把所有管理事宜永久委任一名人士處理，所以無須跟據《該條例》附表3就某議決再簽發《委任代表文書》。

9.  當晚（2013年3月25日）出席業主與委任代表業主以一致通過的表決通過以下的議題：-

(a) 議決通過每戶須繳付該大廈大維修顧問公司分攤費用港幣3,334元和繳交期為2012年9月20日；

(b) 議決通過揀選 “Parkland Management Limited” 管理公司；

(c) 議決通過每戶於2013年6月1日起調整新管理費用港幣2,700元；及議決通過每戶須於2013年5月1日或之前繳付其單位一次過的預備金港幣4,020元；

(d) 議決通過所有「天怡」建議的大維修工程項目；及

(e) 議決通過該大廈大維修的入標工程公司名單，共13間工程入標承辦商。

10.  李先生又確認7名作出委任代表的業主，已於2013年3月23日晚上6時30分或之前（即會議前48小時或之前）把簽妥的「委任代表文書」投放入該大廈法團信箱內，符合《該條例》附表3第4(3)條文規定。他本人按照《該條例》附表3第4(5)(b)條文規定按時打開該大廈法團信箱，檢查是否有委任代表文書，在過程中查核了7份簽妥的委任代表文書，證實它們有效，再把這些「委任代表文書」交給時任管理委員會秘書，據他所知，秘書亦已向該7名授權業主按《該條例》附表3第4(5)(a)(i)條文規定發出「認收委任代表文書的收據」，他呈堂該等收據作證物。此外，按他記憶所及，在會議前，亦根據第4(5)(a)(ii)條在會議地點顯眼處展示了相關的資料。

11.  在本席的提問下，李先生指以他所知，是當時在任的管理公司於業主大會後收回了所有「委任代表文書」作撰寫會議記錄之用。當時的管理公司亦曾把7份「委任代表文書」以掃描形式存檔，以電郵交給他作記錄，他把掃描檔案內7份「委任代表文書」打印本呈堂。

12.  李先生又指當時管理公司在2013年5月份卸任時，並沒有移交這些「委任代表文書」，他曾於2013年8月21日及29日以電郵向他們追索，再以電話跟進但都不得要領。但鑑於法例只要求保存「委任代表文書」12個月，卸任管理公司又沒有作出回應，而他又持有掃描打印本，所以沒有繼續向卸任管理公司跟進。

13.  他指麥女士與其他3名業主曾提出LDBM 243/2013案件，最後雙方和解終結（2014年9月26日），條款是由LDBM 243/2013案件的4名申請人包括麥女士查閱「委任代表文書」副本，如經查閱後對「委任代表文書」沒有懷疑，該案申請人會滿意該大會的授權情況，並消除對該業主大會有效性的質疑。事後，管理處已按同意命令辦理，除了麥女士外，其他申請人都參與查閱副本，最終LDBM 243/2013案件不再繼續。

霍景達先生的證供

14.  他是現屆物業經理。他於2015年5月上任，對之前的事情所知不多。就本案而言，他指曾經尋找「委任代表文書」正本，但都沒有找到。他遵照代表律師要求，打電話聯絡當年7位授權業主在「委任代表文書」副本上加簽，以確認他們當年簽發的「委任代表文書」真確無誤。管理處一共聯絡到5位業主在「委任代表文書」加簽確認，他呈堂加簽「委任代表文書」為證物。

討論

15.  麥女士根本沒有出席2013年3月25日的會議，因此她沒有就程序上提出任何指控，她現時只是說不能查閱「委任代表文書」正本，她堅稱申請人不能提供正本便屬違法，當天的議決便屬無效，因此不會繳交維修攤分費用，她又按大廈公契第13(i) 條認為收取「委任代表文書」是主席的責任。

16.  本席不能接納她的說法。首先，法團會議及其程序已經由《該條例》附表3訂明，在附表3第8段更指 “如本附表與公契或任何其他協議的條款有任何不一致之處，即以本附表為準”。所以，本席認為大廈公契13(i)已由附表3第4段取代。因此，本席認為第一、《該條例》附表3第4(6)段根本沒有指出沒有保存正本文件會影響議決的有效性，條文如下：-

(6) 管理委員會須保留所有送交管理委員會秘書的委任代表的文書，為期自會議結束後起計至少12 個月。

17.  本席認為單單未有按條例保留委任代表文書本身，不可能導致由業主作出的表決無效，委員會的錯誤，不應由業主承擔。

18.  第二、本席亦接納申請人已盡其所能提交其他的證據證明當天的「委任代表文書」是真確及有效的，包括呈交李先生持有的掃描副本及要求曾簽發的業主在現時由申請人提供的「委任代表文書」副本加簽確認，並成功取得7位中5位業主加簽。

19.  第三、本席亦接納李先生的證供指現時提交法庭的副本正是由管理公司素描「委任代表文書」後以電郵形式交給他作紀錄的，他確認該些副本為真確的版本，本席亦認為5份加簽增強申請人方說法的可信性。

20.  此外，根據《該條例》附表3第5(1)條，出席人數的要求是大廈的總業主人數的十分之一。在本案而言，該大廈總共24個單位，因此只需要有十份之一，即三位業主，便有足夠的出席人數進行議決，而通過議決需要參與投票者過半數（附表3第3(3)條），當時親身出席的有6位，委任代表的有8位，共14位，假若8位委任業主不符合資格，餘下6位已有足夠出席人數，投票並一致通過當晚的議決。麥女士亦就這點陳詞，她的說法是8份有問題的「委任代表文書」應被計算在投票人數，但點算有效票數時便不應把他們點算在內，因此投票有14位，只6位通過支持，這樣計算，當晚便沒有過半數支持。

21.  本席認為麥女士說法未符合《該條例》第2B條的規定無效的票無須理會，2B條的條文如下：-

“為免生疑問，在斷定某決議是否在根據本條例召開的會議上獲業主或管理委員會委員以過半數票通過時，無須理會─

(a) 沒有出席會議的業主或委員（視屬何情況而定）；

(b) 出席會議但沒有投票的業主或委員（視屬何情況而定）；

(c) 空白或無效的票；

(d) 棄權票。”

22.  此外，在THE INCORPORATED OWNERS OF PHASE ONE WHAMPOA ESTATE及CHEUNG YUET WAH與另一人，DCCJ 1426/2007，梁俊文法官也審議過同一議題，在判案書第39到43段，他有這樣的分析及裁決：-

“(4) 大多數決議 

39.  在其書面陳詞中，何先生用了頗大篇幅，質疑業主大會的投票結果，指並非以大多數通過，所以無效。在其經修改的抗辯書，何先生就此論點有提及上述多個大會決議。當中雖然有提及2006年11月5日的業主大會，但並非關於這論點。到了他的陳詞，何先生卻集中質疑2005年1月16日及2006年11月5日這兩次業主大會中有關決議。

40.  何先生指所謂大多數 (majority)，應該是 “出席” 大會業主代表的業權的過半數。本席不同意何先生的論點。出席會議的業主，未必留至投票一刻或未必一定會投票。即使有投票的業主，亦可能選擇投棄權票，或所投的票因各種原因被裁定為廢票。所以在同一會議上，就不同的決議表決，因應當時在場業主的取向，是可能產生不同的總票數。上述2005年1月16日的業主大會中出現不同決議表決的結果便是例子。

41.  何先生依賴The Incorporated Owners of Tsuen Wan Garden v Prima Light Limited CACV 1/2004 (2005年3月14日)一案為例，但本席認為該案並不支持何先生的說法。

42.   在該案中，法庭考慮了適用於當時(亦即本案相關時段)條例附表3，第3(3)段下述條文:

“…… all matters arising at a meeting …… shall be decided by a majority of votes of the owners.” （底線乃後加）

23.  根據《該條例》第2B條，如果麥女士認為7份「委任代表文書」甚至連同永久委任的文書都無效，它們便成為廢票，在點算票數時，不會被理會，因此便只有出席的6票被點算，而6票都是支持的，那麼議決便是獲得所有有效票全數通過，全數通過當然是過半數，因此不可能說減去了有問題的委任票，議決便不能獲得通過。

24.  無論如何，就本案而言，本席接納申請人所指7份「委任代表文書」在不知情的情況下經已遺失不能尋回。本席接納李先生的說法就是他在業主提交「委任代表文書」的限期完結前，每天都會到指定的信箱查看，把已經收到的「委任代表文書」交給秘書，秘書在限期前發出收據。本席查看該等呈堂收據，本席滿意這些收據都是在限期前發出的，合符法例要求。

25.  本席亦接納李先生所指在2013年3月25日開會的時候他也曾看見「委任代表文書」正本，知道會後由管理公司取走以預備會議紀錄。本席亦接納管理公司在2013年5月份卸任沒有移交這些文件，李先生曾於2013年8月21日及29日以電郵向他們追索，再以電話跟進都不得要領。

26.  麥女士依賴本席於2015年6月12日頒下的命令讓她查閱「委任代表文書」正本，她認為申請人因此必須交出正本。事實上本席的命令是基於申請人的同意下發出的，後來霍先生，現時管理公司的物業經理，在他的證人陳述書中指當時在庭上他不知道「委任代表文書」正本遺失的事情，所以向出庭的代表律師發出指示，同意提供正本供麥女士查閱，導至本席發出查閱正本的指示，本席接納霍先生的解釋。

27.  基於以上的證據與分析，本席裁定「委任代表文書」副本反映了當時委任代表的真確性，當中並沒有如麥女士提出的人為偽造等情況，永久委任的文件亦自2012年7月開始生效，未有被業主撤回，它們都是有效的委任，雖然未能尋回正本，2013年3月25日的會議中所通過的議決不因此而變成無效，其中的議決包括預備金徵收，麥女士需要繳交該金額。至於大維修費用攤分，這議決並非在2013年3月25日通過，而是在2013年12月19日特別業主大會通過，本席亦不認為這議決無效，麥女士須要繳交相關攤分費用。

28.  此外，麥女士也要求申請人出示2013年3月25日會議的出席簽到表，本席認為這要求沒有法律根據，《該條例》附表3第6段要求管理委員會秘書保存會議紀錄6年，但並無條文規定需要保存簽到記錄。

29.  本席裁定麥女士須按申請人要求支付兩項費用、欠繳利息及訟費。

30.  利息計算方法：-

(1) 欠繳預備金4,050元：

(i) 由2013年5月1日前任管理公司首次追收起到本命令日根據大廈公契第4(f)(i) 段以每月1釐計算；及

(ii) 由本命令日起以判定利率計算直到付清為止。

(2) 欠繳大維修攤分金額總數569,703元：

(i) 由2013年5月31日前任管理公司首次追收第4期起到本命令日根據大廈公契第4(f)(i) 段以每月1釐計算；及

(ii) 由本命令日起以判定利率計算直到付清為止。

命令

31.  本席命令如下：-

答辯人須支付申請人：

(1) 拖欠其單位的預備金4,020元；

(2) 拖欠其單位的大廈維修工程集資費用569,703元；

(3) 上述第(1)及(2)項所述款項的利息（詳情見上文第30段）；及

(4) 本申請的訟費包括大律師證書，如雙方未能就金額達成協議，則按區域法院基準進行評核。