余浩芬及另三人 對 黎定兒及另一人

LDBM 210/2021

[2023] HKLdT 42

香港特別行政區

土地審裁處

建築物管理申請編號2021年第210宗

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判案書

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背景

1.  在有關時段，四位申請人是香港大廈業主立案法團的委員。第一答辯人是香港大廈業主立案法團主席，而第二答辯人是立案法團的秘書。

2.  根據四位申請人的案情，第二答辯人在2021年10月25日，在土地註冊處根據建築物管理條例存檔陳述書，更改註冊事項。陳述書指四位申請人經已“離任”委員。四位申請人認為有關的陳述書內容並不真實，他們沒有辭職，他們四位也沒有連續三次缺席管理委員會會議而停任委員，要求土地審裁處裁定有關的陳述書內容屬虛假陳述，應宣佈四位申請人仍然是管理委員會的委員。他們又要求第一及第二答辯人公開道歉，並召開業主大會重新選舉主席和秘書。

3.  並無爭議，第一答辯人以主席的權力，連續召開了2021年8月14日， 9月4日，及10月24日的三次管理委員會會議，而四位申請人並沒有出席這三次的管理委員會會議。根據建築物管理條例附表2第4(2)段：

“在以下情況的管理委員會委員，須停任委員 -

(a) ….

(b) ….

(c) 未得管理委員會同意而3次或多於3次，連續沒有出席管理委員會會議；

(d) ….”

4.  法例訂明，一位委員如果連續三次沒有出席管理委員會會議，而且沒有得到管理委員會的同意缺席，須停任委員一職。法例的英文版本:

“A member of a management committee shall cease to be a member of the committee if he –

(a) ….

(b) ….

(c) absents himself from 3 or more consecutive meetings of the management committee without the consent of the management committee;

(d) ….”

5.  委員停任，是根據建築物管理法例的上述條文，因連續三次缺席而生效，而無須其他程序。也是說，當他連續三次缺席會議就會自動停任。參考英文版 “shall cease” 一詞就更清楚。(見本席在LDBM265/2011判案書第69段。)

爭議事項

6.  要裁決今次的爭議，首先要決定四位申請人，作為管理委員會委員，是否連續三次沒有出席上述的管理委員會會議，而他們的缺席，是否得到管理委員會同意。四位申請人又指，在這三次會議，他們均有提出請假，並認為已得到管理委員會的同意，所以，沒有因上述條例而停任。四位申請人又反對上述的三次會議是有效的會議，因為這三次的會議，均沒有法定人數出席，不可以計算為正式的委員會會議。

7.  四位申請人又表示，在這三次會議之外的時間，管理委員會委員有透過書面傳閱方式簽名投票，四位申請人也有投票，並沒有影響管理委員會的運作，認為可以算為在該三次會議中投票。

8.  再者，其中兩位申請人曾在2021年9月4日向第二答辯人要求在2021年9月24日召開業主委員會會議，但被第一答辯人拒絕，第二答辯人沒有召開會議。在9月24日當日，有足夠的管理委員出席會議，由副主席擔任管理委員會的會議主席。申請人認為這個會議應計算為正式的管理委員會會議。所以，無論如何，他們沒有連續三次沒有出席管理委員會。

9.  爭議的事項，主要是法律觀點。有關的事實並沒有大的爭議。所以，本席由法律觀點分析，並引用各申請人及答辯人在法庭上提供的證據作裁斷。本席亦考慮了雙方分別提交的書面結案陳詞。

討論及裁斷

10.  第二答辯人作為管理委員會的秘書，根據建築物管理條例向土地註冊處作出陳述書以通報改變了的事項，是她的責任，但應確保其內容正確。申請人指其內容屬虛假陳述， 並引用建築物管理條例第36條，要求土地審裁處判處刑罰，但這並不是土地審裁處的權力範圍。

11.  答辯人引用海景花園業主立案法團 訴 王火強及另三人LDBM139/2013，高勁修法官在2013年8月26日頒下的判決理由書。在第22段，高法官指“第36條規定的是一項刑事罪行，所以用上「犯罪」、「定罪」、「罰款」及「監禁」等詞����；土地審裁處按[建築物管理條例]第45(3) 條並沒有司法管轄權審理根據第36條提出的刑事案件。” 本席同意高法官的裁斷。所以，本席不會就第二答辯人是否違反第36條作任何裁斷。

12.  但本席仍須裁斷第二答辯人在土地註冊處存檔的文件內容是否正確，爭論點是四位申請人是否連續三次在沒有得到管理委員會同意下沒有出席管理委員會會議，這需要考慮幾個問題。其一是誰可以召開管理委員會會議，其二，究竟管理委員會開會時沒有法定人數，該會議是否應計算為一合法的會議。最後，是各申請人是否得到管理委員會同意請假。

13.  根據建築物管理條例附表2第8(1)段 :

“(1) 管理委員會會議 -

(a) 可由主席隨時召開，而主席不在時，則由副主席(如有的話)召開; 及

(b) 須由秘書在收到2名管理委員會委員的要求後14天內召開，並在收到該要求後21天內舉行。”

14.  所以，第一答辯人有權召開這三次會議。

15.  一個沒有法定人數的會議，俗稱流會。申請人指三次會議只有兩位答辯人及另一位委員出席，也沒有議決。他們不能達到建築物管理條例的要求，沒有法定人數。所以，該三次會議不能定性為管理委員會會議。附表2第9段就法定人數訂明: -

“管理委員會會議的法定人數，須為管理委員會委員人數的50%(計至最接近的整數)，或3名此等委員，兩者以其人數多者為準。”

16.  香港大廈業主立案法團有13位委員。並無爭議，該三次會議並沒有法定人數出席。答辯人引述土地審裁處案例黃佩慈 訴 彭國友LDBM111/2008, 姚勳智暫委法官(當時職銜)2008年8月29日的判案書。姚法官表示，“法例上確實沒有列明流會的會議是否應被計算在連續三次缺席的會議內，若因不足法定人數而流會，議決的事項顯然不能成立，但這並不等同於根本沒有這會議。” 所以，姚法官裁定，一個正式召開的會議，雖然沒有法定人數而不能通過議決，但在決定一委員是否連續三次缺席會議時應計算在內。本席同意。

17.  本案的三次會議，雖然沒有足夠的法定人數，但都是正式召開的會議，而四位申請人均沒有出席。其實，附表2第4(2)(c)的重點是“出席”管理委員會的會議，而四位申請人均沒有出席。就正如姚法官在他的判案書中講述:

“17. 答辯人既然在一正式召開的會議上出席，本席不應不計算在內，否則日後若其他委員每次刻意缺席以致流會，出席的委員豈不浪費時間，條例顯然是鼓勵及支持委員積極參與及管理大廈事務，因此，在此情況下2008年4月8日的會議不應被剔除以外來計算。”

18.  申請人又指，第二答辯人沒有根據附表2第8(2A) 段，向各委員派達開會通知。答辯人指第8(2A) 段是發出通知“可藉”的方法，但不是必須用這些方法發出。而有關的通知已經張貼在告示板，有WhatsApp電子檔案傳送，及由保安員通知各委員。

19.  本席同意答辯人的論點。而且，在本案中，各申請人清楚知道開會的日期，他們也都提出請假。本席裁定開會通知都有派達，而這三次會議應計算在考慮建築物管理條例附表2第4(2)(c)段是否生效致四位申請人須停任。

20.  各申請人亦陳述，他們有向管理委員會請假。本席不重複他們的請假理由。但重點並不是他們是否有請假，而是他們請假是否得到管理委員會同意。申請人的論點，即管理委員會沒有反對就可視為同意，本席並不認同。姚法官在他的判案書也分析如何獲取委員會的同意。一般而言，最清楚的就是在會議上以議案通過。當然，在這次會議上，因為沒有法定人數，根本不能通過議決。申請人亦無法證明出席的其他委員均同意他們請假。所以，申請人有請假，及會議紀錄沒有說明反對他們請假，根本不能證明管理委員會曾經同意他們缺席。

21.  申請人又表示，在開會前後，各委員都透過WhatsApp群組傳閱會議議決文件，以通過會議中須討論及通過的議決。四位申請人認為他們都有參加8月及10月的書面投票，所以，並不是連續三次缺席會議。但須知道，書面投票的作用，是減省了進行會議的需要，而不是取代了會議，也不是會議的延伸。所以，雖然四位申請人都有參與書面投票，但並不表示他們參加這三次的會議。

22.  最後，申請人指他們按建築物管理條例附表2第8段，由兩位管理委員會委員在2021年9月4日向第二答辯人要求，在2021年9月24日晚上召開管理委員會會議。但第二答辯人作為秘書，並沒有遵從建築物管理條例的要求，發出會議通知。結果在9月24日晚上，除了第一及第二答辯人，及另一陳姓的管理委員外，其餘10名委員都有出席，會議由副主席陳訂民主持會議。如果這個會議可獲承認，他們四人將不會連續三次缺席管理委員會會議。

23.  第二答辯人沒有否認收到要求，她指第一答辯人拒絕召開會議。她又指這個要求是在召開2021年9月4日的會議前數分鐘提出的。

24.  但無論如何，根據建築物管理條例附表2第8(1)(a) 及(b) 段，主席是有權召開會議。而同一時間，兩名委員亦有權透過秘書，召開會議。有關的條文可見上文。法例沒有說明，兩名委員要求召開會議時須先得主席同意。所以，第二答辯人最遲應在9月4日後的14日內召開，及在9月4日後的21日內舉行。

25.  第二答辯人在結案陳詞書，指這權力的運用，是在管理委員會很久沒有召開會議時才使用，但法律並沒有這樣列明，她也沒有引用案例。她又指會議後的28天， 須張貼會議紀錄。管理委員會在9月4日召開了會議，雖然是流會，假設第二答辯人仍然預備會議記錄及張貼，並不表示她不可以在9月24日(如果召開會議)後的28天內預備會議紀錄及張貼。這是可能的，只是增加了她的工作量。所以，第二答辯人沒有召開管理委員會，原則上是違反了建築物管理條例的要求。

26.  但又因為第二答辯人沒有召開9月24日的會議，9月24日舉行的這個會議並非根據建築物管理條例而召開的會議，所以不能算為管理委員會的會議。正確的做法，委員應該向土地審裁處作出申請，要求作出命令，要秘書召開會議。本席亦處理過一些案件，因其他問題，委員可能要求委派管理人暫代管理委員會的功能。當然，這是大家都不希望出現的惡劣情況。

27.  所以，綜合以上各點，本席並不接納各申請人的論點。本席裁定四位申請人經已連續三次沒有出席管理委員會會議，所以根據法例，自動喪失或停任管理委員會委員。第二答辯人在土地註冊處存檔有關的陳述書，有關四位申請人的資料是正確的。

28.  申請人也爭議第二答辯人用“離任”一詞是否怡當或正確。雖然，法例是寫“停任”，但意思也是停止有關委員的職權，寫離任也是可以接受。

29.  申請人又指出，委員會中除了他們四人，連續三次沒有出席委員會的還有其他四人，但第二答辯人並沒有向土地註冊處通告他們已被停任。這一點，的確有可能有處理不當的地方。因為，停任委員是法例規定，在連續三次缺席後，根據法例就停任，管理委員會的主席沒有權力改變，也不是因秘書登記了陳述書後才生效。所以，當第二答辯人存檔陳述書的時候，本席不明白她為什麼沒有將另外四位委員的名字也加到通告書上面。根據證供，答辯人的解釋是不希望同一時間喪失了8位委員，特別其中有三位是負責簽支票的。但如果管理出現困難，主席應該根據建築物管理條例召開業主大會，重新選舉以解決問題。或由於出現不能解決的問題時，主席應該向土地審裁處提出申請，委派管理人，暫時接管管理委員會的工作，或安排新的選舉。

30.  這一個遺漏，不能幫助申請人的案情。因為縱使第二答辯人真的有遺漏，這是針對其他4位委員的問題。而且，其他4位委員也不是本案的與訟人，他們沒有機會陳述自己的立場，所以，本席亦不宜作出任何結論性的評論。

31.  雖然，申請人也提出一些管理及行政上的投訴，但土地審裁處並不是審理管理委員會日常運作的細節問題。如果出現了不能解決的問題，管理委員會應該透過業主立案法團業主大會，由各業主協商或透過表決解決問題。所以，本席對其他的爭議，不作評論。本席亦考慮了這些事項，對本案的爭議點，並沒有影響。

32.  綜合以上各點，本席駁回申請人的申請。

33.  最後，在聆訊中，答辯人及申請人就開會的時間，不能達成協議，導致今次的爭拗。這是令人惋惜的。作為管理委員會的主席，決定開會時間，應該考慮需要處理的事務的急迫性，亦可以考慮個別管理委員個人時間。需知道，所有的委員，包括主席及秘書，都是義務工作，為大廈的福利服務。而大廈的管理維修及保養，是所有業主共同的責任，也是大家共同擁有的財產，管理委員會需要同心合力，才可以負起領導的責任，完善地管理大廈。

34.  最後，本席發出暫准命令，本案不作訟費命令。除非有與訟人仕以傳票提出申請修改，暫准命令在本判案書頒後的14日後成為絕對命令。