陳建新 訴 陳煜培及另二人

LDBM 197/2004

香港特別行政區

土地審裁處

建築物管理申請編號2004年第197號

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判  案  書

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1.  申請人是九龍宏景花園的一位業主。宏景花園有一業主立案法  團，該法團乃本案第三答辯人。宏景花園在所有有關時候都由本案第二答辯人作為經理人。本案第一答辯人曾是該法團之第二屆管理委員會之秘  書。第二屆管理委員會是在2004年1月11日被當天選出之第三屆管理委員會所取代，而第三屆管理委員會一直工作至今。第二屆管理委員會在被取替前，曾於2003年12月10日舉行其第十二次，即最後一次之委員會會議，該會議由當時主席鄺因華先生主持。

2.  《建築物管理條例》第2附表第10段第4、4A及4B節規定如     下：-

“	(4)	管理委員會每次開會，有關會議過程的會議紀錄，需由秘書保存。
	(4A)	第(4)節所提述的會議紀錄，需由主持會議者核證其為與其有關的管理委員會會議過程的真實紀錄。
	(4B)	按照第(4A)節核證的會議紀錄，需在與其有關的管理委員會會議日期後28天內，由秘書展示於建築物內的顯眼處。	”

3.  雖然該會議是在2003年12月10日舉行，該會議之紀錄並未有在會議後28天內，即2004年1月7日或之前，於建築物內的顯眼處被展     示，這是違反了上述(4B)節的要求。申請人曾為該法團第一屆管理委員會之秘書。他於2004年4月21日致函第二答辯人，詢問究竟上述管理委員會會議之會議紀錄，是在何時何地曾被張貼。第二答辯人回應說「張貼上述會議紀錄，是法團秘書的責任」。申請人在2004年5月2日再致函第二答辯人，重複他的問題。第二答辯人的簡短答覆說「該公司並未從第二屆法團秘書處收到有關已獲核證的會議紀錄，故未能於會議召開後28天內，協助將該紀錄張貼於法團通告箱內」。

4.  第三答辯人經由其主席，也就申請人的同一信件，向申請人作出回覆。答覆主要有3點：第1點說，第二屆管理委員會之秘書，即第一答辯人，未有履行秘書應有的責任，未有在會議後28天內張貼有關第十二次會議的紀錄，有違香港法例第344章附表2第10段第(4B)節之規定，「任何業主均有權入稟土地審裁處追究有關失職事宜」。第2點說，新一屆，即第三屆管理委員會，由於沒有出席上一屆第十二次會議及不知情，故絕對無權通過該會議之紀錄，亦無責任張貼上屆之任何未有通過及確認之會議紀錄。第3點說，第三屆管理委員會秘書接任至2004年5月3日，從未有收到第二屆秘書之指示或通知，要求該會或管理處協助張貼第十二次會議之紀錄。該回覆的信件並對申請人說「相信閣下在極度無聊之情況下作出上述查詢，本會希望閣下於下一屆選舉時，再次能夠成功當選，積極為宏景居民服務」。

5.  第一答辯人在作供時說，他與前任主席鄺先生在2003年12月22日，在第二答辯人之經理鄭智聰先生面前，審閱並簽署一份第十二次會議之草擬會議紀錄，然後將已簽署的草擬紀錄交給鄭先生，以便張貼於屋苑內顯眼處。第一答辯人更說該草擬紀錄，應在下一個管理委員會會議核   實，而經核實後，會有核實的會議紀錄再次張貼。但第二屆管理委員會在2004年1月11日被替換了，所以這草擬紀錄（“該紀錄”）是從來沒有被核實。他更說該紀錄，是由第二答辯人為管理委員會草擬的。

6.  從過去的紀錄顯示，會議日期與草稿張貼日期的時差，最少有19天，最多有34天。

7.  第二答辯人的證人鄭先生說，該紀錄是第一答辯人與前主席鄺先生在2004年1月19日，在他面前簽署。他更說第一答辯人也是在當日將法團之印章交給他，由他轉交與第三屆管理委員會。至於法團其他的物   件，鄭先生說第一答辯人早在2004年1月13日，已將它們經他送交第三屆管理委員會。第三答辯人在作供時也說，該紀錄是經由第二答辯人的鄭先生在2004年1月19日，送交第三屆管理委員會的。

8.  有關退還管理委員會印章一事，第一答辯人解釋他仍保留著印  章，是因為他需要處理法團的文件，而他重申他和前主席鄺先生是在2003年12月22日簽署該紀錄的。

9.  本席不接受第一答辯人的說法。要是他在2003年12月22日已簽署該紀錄，並將其蓋印，那末他便沒有任何理由在2004年1月13日退還法團的物品予第三屆管理委員會時，單單保存法團的印章至2004年1月19日。況且在2004年1月11日之後，他已不能以法團秘書身份處理任何法團的文件，所以根本毋須保存該印章至2004年1月13日之後。

10.  若第一答辯人真的是在2003年12月22日將該紀錄簽署、蓋印，並送交鄭先生，那末，本席不能理解為何鄭先生要等到2004年1月       19日，即差不多一個月之後，才將該紀錄送交第三屆管理委員會。

11.  再者，若該紀錄在2003年12月22日已送交鄭先生，那末，第二答辯人當然會將其張貼於屋苑內報告板或報告箱內，而不會等到2004年1月19日，才將其交予第三屆管理委員會，因第三屆管理委員會是在2004年1月11日才被選出。若第一答辯人真的在2003年12月22日把該紀錄送交鄭先生，他必會指令鄭先生將其張貼，而鄭先生是不可能拒絕這個要求的，因當時仍是由第二屆管理委員會負責管理該屋苑。

12.  本席更認為第一和第二答辯人，不可能在會議的12天後，便可合力製造了一份已簽妥及蓋了印的會議草擬紀錄，因為過去的事例證明，最短的時差也有19天。

13.  基於上述理由，本席不接受第一答辯人的說法。

14.  雖然該紀錄是在2004年1月19日才交到第二答辯人處，但第二答辯人沒有在該日或之後短期內，將它張貼於屋苑內。該紀錄是一直留在第二答辯人的文件冊中，至2004年8月10日才被張貼。本席認為若該紀錄是在2004年4月或5月已被張貼，申請人是不會進行這宗申請的。

15.  該紀錄在2004年1月19日由鄭先生交到法團第三屆管理委員會主席後，主席要求鄭先生代法團保管它，因為她認為該紀錄有問題。據鄭先生說，第三屆委員會向他提出3個問題，並要求他對這些問題作出調    查：1、為何前主席鄺先生是在該紀錄上簽署，而並非如他以往的做法，在草擬紀錄上蓋章; 2、有關第二屆管理委員會決議舉辦的一個旅行，是由法團資助的，而該旅行之主辦者是否與第一答辯人有親戚關係; 3、究竟第二屆管理委員會決議，委任第二答辯人的鄭先生的秘書作為法團的司庫，是否違法。

16.  本席認為上述事件不應阻延該紀錄應被張貼的時間。第1個問題根本無關宏旨，因鄭先生是親自見到前主席鄺先生簽署該紀錄，而究竟鄺先生是親筆簽署或是蓋章確認，效果都是一樣。至於第2及第3個問題所質疑的，是第二屆管理委員會的決議的合法性，而並非該紀錄內容的準確性。根據第二答辯的經理人鄭先生所說，該紀錄未被張貼的原因，是第三屆管理委員會未核准支付5,000元，以獲取法律意見，得以確定第3項問題所談及的決議是否合法。

17.  其實作為經理人，鄭先生應該知道該紀錄是必需要張貼的，若他對應否張貼存有疑問，他應諮詢前主席鄺先生，以核實該紀錄是否一真實的紀錄。若該紀錄所記內容真實無誤，它便可被視為真實的紀錄來張貼，而非當作草擬紀錄處理。鄭先生應向第一答辯人或第三答辯人或前主席鄺先生提出他的疑問，但鄭先生並沒有這樣做，他卻只為法團委任他的秘書作為法團司庫的合法性而煩惱。因為他希望得到法律意見，以確定可否容許他的秘書兼任法團司庫，而這事拖延了該紀錄的張貼，所以第二答辯人是沒有恰當地給予第三答辯人意見，以協助第三答辯人知悉如何處理該紀錄，而令到該紀錄沒有在短時間內被張貼。

18.  至於第三答辯人，其第三屆管理委員會主席在作證時說，第三屆委員會沒有將該紀錄張貼，因為第二屆委員會的秘書並沒有在會議後28天內將該紀錄張貼，因而違反了法律的要求。她更說第三屆委員會在2004年3至4月間決議，認為第三屆委員會應處理委員會的事，而不應處理第二屆委員會尚未處理的事，但第三屆委員會沒有通知第二屆委員會或該委員會之秘書，即第一答辯人，以使他們知悉張貼該紀錄之事，已被留待第二屆委員會或第一答辯人去處理，第三屆委員會這樣的態度是不負責任的。

19.  第三屆管理委員會理應將全屋苑業主之福祉為己任，張貼會議紀錄是為要保障各業主之利益，是其責任範圍之所在，若第三屆委員會不願意張貼該紀錄，他們應該諮詢第二屆管理委員會之主席，看該紀錄是否一項真實的紀錄，最起碼他們應該知會第一答辯人，以使第一答辯人知道第三屆委員會是不會代他張貼該紀錄。第三屆委員會既不處理該紀錄，又沒有通知第一答辯人或第二屆委員會去處理它，這是違反了第三屆委員會對各業主應負的責任。

20.  其實，現屆秘書應該先確認該紀錄，是否已由主持會議者核證其為與其有關的會議的真實紀錄，經確認後，無論他本人是否同意該紀錄之內容或該會議之決議，他也要將該紀錄張貼於顯眼處，以供各業主參考，這是秘書的職責，無論秘書有沒有參與該會議，他也得履行這責任。就算這紀錄是記錄上一屆的會議，秘書的責任也是一樣，要是他對會議的準確性有懷疑，或不知這項紀錄是否已被核證，其中一個澄清方法，就是向該會議之主持人查詢。

21.  在本案中，沒有人向前主席鄺先生作過任何查詢，這缺漏的後果是整個第三屆委員會須一同承擔的。既然第一答辯人在簽署該紀錄時有延誤之虞，而第二答辯人亦未能適當地向第三答辯人提供意見，他們都應該對申請人負責。第三答辯人的第三屆管理委員會在處理這事件上，亦顯示出不負責任的態度。不過該紀錄已在2004年8月10日被第二答辯張貼於顯眼處，所以本席不會作任何命令，要求再將其重新張貼。

22.  對此案之訟費，本席現命令第一答辯人須付予申請人所耗用的訟費的三分一，第二答辯亦要付予申請人所耗用之訟費的三分之一，至於申請人餘下的訟費的三分之一，是要由該屋苑業主立案法團第三屆管理委員會之成員共同分擔，而並非由該屋苑所有業主攤分，因其他業主並無牽涉其中，故不需分擔有關之訟費。

23. 至於本席早前曾判令給予鄭智聰先生之訴訟費820元，本席亦將此數分為三份，第一答辯人須付予鄭先生其中三份一，即273元3角       3分；第二答辯人亦須付予鄭先生273元3角3分；而第三屆管理委員會之全體成員亦須共同分擔餘下之273元3角3分，其他各答辯人則自己繳付自己的訴訟費。

24. 有關2004年9月22日保留的第3項訟費評估令，本席認為第三屆管理委員會處理這件事的態度，是不負責任的，所以本席將申請人須付予第三屆管理委員會全體成員的訟費數目評估為10元。

25.  有關2004年9月22日保留的第5項訟費令，本席現命令第一答辯人承擔申請人訟費的三份一，第二答辯亦要須承擔申請人三份一訟費，至於餘下的三份一，則由該屋苑業主立案法團第三屆管理委員會之成員共同分擔。

26. 本席更評估申請人在這宗案件應得的訟費總額為1,800元，這已包括以往所有的訟費。